Cuatro leyes que son las palancas mas fuertes que podemos usar para manejar proyectos y dominar el proceso de cambio

Cuatro leyes que son las palancas mas fuertes que podemos usar para manejar proyectos y dominar el proceso de cambio.

The four laws which are the most powerful levers we can use to manage projects and master the change process.

1- Parálisis paradigmatico

2- Regla de tres

3- La curva normal

4- Análisis de Pareto

1- Paradigm Paralysis

2- Proportional formula

3- The ‘normal’ curve

4- Pareto analysis

En pocas palabras:

Parálisis paradigmatico se refiere a la resistencia del ser humano en aceptar cualquier cambio.

Regla de tres es simplemente la habilidad de hacer cálculos en base a observaciones del presente. Por ejemplo; si tres gallinas ponen 20 huevos por semana, cuantas gallinas se requieren para poner 40 huevos? (Es obvio, sin hacer cálculos, seis gallinas).

La curva normal se encuentra en todo lo que es la naturaleza y obras del ser humano. Por ejemplo: 50% de la gente es mas inteligente que el otro 50%. O, podemos decir que el 67% de todas las truchas en el mundo tienen una medida de 8 a 15 pulgadas de largo cuando son adultos.

El análisis de Pareto nos dice que 80% de los robos y crímenes se llevan a cabo por solamente el 20% de la población, quienes son criminales. O que el 20% de los clientes de un restaurante producen el 80% de las ventas. (Clientes quienes vienen varias veces por mes, o que vienen cada día).

Briefly:

Paradigm paralysis is a term coined by Joel Barker in defining the human being’s inability to accept change.

The proportional formula is a tool for measuring future events based on today’s reality. For example, if three hens lay 20 eggs per week, how many hens do you need to yield 40 eggs? (It’s obvious, even without a calculator, six hens!)

The normal curve is found throughout nature in almost everything you see. For example; 50% of the population is smarter than the other 50%. Or, you can safely say that 67% of all trout ( of one kind) measure from 8 inches to 15 inches when adult.

The Pareto rule is also known as the 80/20 rule. You can bet that about 80% of all crimes are done by a 20% minority who are all criminals. Or that 20% of the customers in a particular restaurant account for 80% of total sales. These few customers come a few times a month or maybe every day.

¿Por que queremos saber todo esto?

Puesto que la mayoría de los proyectos tratan lo nuevo, algo que no ha existido en el pasado, hay incertidumbre. Cuando un supervisor o gerente ve que estas hablando de algo nuevo, una novedad, una innovación, siempre tendrá alguna duda. Tenemos que demostrarles tanto los peligros como los beneficios que esperamos del cambio que proponemos.

Cuando el proyecto nos viene por ordenes de arriba, tenemos que convencernos de que el proyecto es valido para poder atacarlo con todo nuestro esfuerzo, entusiasmo y alma. Esto requiere convencer a nuestros compañeros que el proyecto, aunque sea de la dirección, es valido.

Why do we need to know this?

Most projects head into the unknown, things that never existed in exactly this way in the past, and there are uncertainties. When a supervisor or manager listens to your proposal they see it as something new, a novelty, an innovation and there will always be a doubt. We must show them the future through the benefits we expect from these changes.

Even when the project is given to us by orders from above, we must convince ourselves of the value and potential of the project in order to garner our inner strength, enthusiasm and spirit as the power behind it. We use this to convince our fellow employees and associates as well.

Con toda franqueza, en la vida real del trabajo, son dos proyectos por dirección de la gerencia por cada diez. O sea, ocho por causa de observaciones de empleados quienes buscan el éxito. Cuando tu encuentras el éxito, es por que tu has vendido ideas de cambio y los llevaste a la realidad.

In all honestly, in the real world, we may get two projects given to us by our leaders for every ten projects we work. Thus, eight of ten projects are self-initiated by people who know how to drive toward success. When you find your own happiness it will be because of this.

Entonces, estas ‘leyes’ son palancas por las cuales anticipamos, planeamos, vendemos, medimos proyectos y cambio.

Acuérdate de lo de Solar Turbines cuando le relaté al Sr. Wingrad mis observaciones, de los rechazos y retrabajo en la fabrica. Su respuesta fue “Así son las cosas”. O con el supervisor de la línea y el gerente de producción en KSC con lo de los ojillos que no se podían soldar, quien aumentó insumos sabiendo que se iban a perder X porcentaje. O sea, estaban dispuestos a seguir sin el cambio hasta que les hice ver que existía una gran oportunidad de mejorar con muy poco riesgo.

These basic natural laws are the levers we will use to see ahead, to plan, sell and manage projects and change.

Remember from my Solar Turbines experience when I told Mr. Wingrad about my observations regarding scrap and rework in the factory. His response was a typical “That’s the way things are.” Or the incident at KSC where the coil wires could not be properly soldered and they simply threw in more material to make up for the production they knew would be scrapped. They were quite willing to put up with the ‘minor’ inconvenience until I made them see the actual cost of loss and the solution from Benito.

Pon atención a tu lista de observaciones que debería estar creciendo cada día. En tu pantalla mental mira cada grupo de problemas y oportunidades, y trata de ver la problemática que hay que vencer para lograr el cambio. ¿Cual va a ser la reacción de tu jefe al tratar de vender tu idea?

¿Si haces un experimento para comprobar que tus ideas tienen mérito… usando la regla de tres, para enseñarles el potencial del futuro?

¿Si pones la actividad principal de tu proyecto en el futuro como el 20% que se requiere para corregir el 80% de los problemas a la vista de todos…?

¿O, que con tu proyecto, siendo tan simple, puede atacar el 16% de la problemática que es la falta de capacitación en el equipo de trabajo, usando el 16% de los que lucen y pueden asistir? O sea, usando la curva normal para comprobar tu idea.

Take a look at your list of observations, which by the way, should be growing daily. Try to find the source of the problem for as many related items as possible. Obviously it will take some doing to bring about a change. What will your boss’ reaction be when you tell him your idea?

Would it be possible to make a small experiment to test your ideas, to see if they are valid. Then using the proportional formula show what it could be like if the whole thing were changed?

How about if you were to show the solution to that single problem would eliminate 80% of this bunch of problems?

Or, that your project being so simple and straight-forward would take care of the 16% overall problem of lack of training. Thus using the ‘normal curve’ as a selling tool as well as a problem solving tool.

Este paso es de vital importancia si quieres dominar el cambio. Tienes que tener el poder de una bomba atómica para lanzar proyectos. La resistencia al cambio es tan fuerte que solamente los que se apoderan de todas las herramientas de este curso van a poder llegar al éxito. En la lectura de este capitulo verás ejemplos de esta resistencia.

Por el momento visualiza el proceso de vender la solución de problemas o realización de beneficios sobre tu lista. ¡Empieza un plan de ataque!

This step in selling your idea is vital to your mastery of change. You must have the equivalent power of an atom bomb in order to initiate and bring about change. The resistance to change is so strong that only those who can really master these tools, plus the others from this course, will achieve success. In the accompanying reading you will get a better feel for what I’m talking about.

For now visualize the process of selling your idea . Start a plan of attack!

Durante la segunda sesión y lecturas tuviste la oportunidad de desarrollar un presupuesto en base a las actividades y costos para realizar un proyecto, en base a tus observaciones. Ahora tu tarea será el de poner las herramientas de este capitulo hacia el desarrollo de una presentación a tu jefe de tu idea del proyecto y los cambios que vendrán.

Unos ejemplos:

Regla de tres - Eres un jardinero y tienes la idea de algo como un embudo, largo y delgado, para insertar en el la tierra junto a plantas florales. Que en estos embudos puedes poner vitaminas y agua con la certeza de que será de beneficio a las plantas. Pero no lo sabes. Solamente es una idea.

Sin decirle a nadie, en la noche, en un tiempo libre, haces unos experimentos con cartón y con lamina. Tomas notas día tras día comparando las plantas donde pusiste los embudos con las plantas sin embudos pero con la misma luz, misma edad, misma tierra, etc.

En poco tiempo te daras cuenta de la rapidez del crecimiento de las plantas con tus embudos - de cartón y de lamina - igual. Pero ¡volando! En comparación con las otras plantas.

Con esta información puedes hacer un cálculo usando la regla de tres de lo que se podría hacer con mil plantas, con una hectárea de plantas, ¡con un mundo de plantas!

Ahora, al vender tu idea, no vas a vender el concepto de que las plantas crecen mejor con tu embudo, pero ahora pones figuras… DOLARES… en papel con vista plena y verdadera de lo que tu proyecto puede realizar si es que te dan la luz verde de seguir adelante.

Análisis Pareto - Eres un auxiliar en una tienda de autoservicio. Tu trabajo es de mantener los anaqueles bien surtidos de latas de chiles y sopas en un pasillo de la tienda. Quieres hacer algo de importancia para estar a la vista del sub-gerente quien sabes esta buscando un candidato para jefe de departamento. Tomas notas durante varios días. Descubres que la mayoría de los clientes llegan a tu parte de la tienda entre las 3 y 6 de cada día. O sea, el 80% de lo que se mueve de tus anaqueles se mueve en tres horas, o sea, el 20% del tiempo cuando la tienda está abierta.

Posiblemente todo el mundo lo sabía, pero no lehicieron mucho caso puesto que ‘así es la vida’. Tu lo sabías, pero no tan claramente antes de haber hecho la lista de observaciones y tu análisis de Pareto. Ahora vez con claridad una gran oportunidad.

Convences a unos compañeros en el almacén en darte unos metros de espacio entre medio día. Tomas carrillos (que sobran a esas horas) y las llenas con mercancía que ya sabes se vende bien durante las horas de 3 a 6. Preparas todo para poder llenar los huecos al momento de vaciarce por los clientes. Los clientes salen con sonrisas en sus caras diciéndole a las cajeras el gusto que tienen por encontrar todo lo que buscan en ese pasillo de sopas y chiles.

La Curva Normal – Eres secretaria en el departamento de recursos humanos y quieres un mejor puesto con mas responsabilidad y dinero. Tienes que hacer algo de interés, algo importante para la empresa para que se den cuenta de ti.

Tu jefe tiene años de experiencia con todo lo que son tramites entre empleados, gobierno, impuestos, aseguranzas, etc. Tu lees las notas que vienen de la alta gerencia y dirección que dicen, que esta empresa es de clase mundial. Observas que el departamento de recursos humanos esta usando un cuestionario del pasado. Piensas que este cuestionario fue diseñado para escoger solamente gente conformista, totalmente normales. Cualquier persona que no concuerda con pensamientos y actividades comunes para el 67% de la población no tendrá ninguna esperanza de encontrar trabajo en esa empresa.

Durante tus tiempos de descanso empiezas a estudiar los mejores empleados en base a sus pruebas de entrada y descubres que la mayoría de ellos caen cerca del limite de características de individualismo… que por poco no fueron aceptados… que si hubieran mas candidatos para los puestos que estos hubieran sido rechazados.

Estudiando sus resúmenes encuentran que no son muy estables, que cambian trabajos frecuentemente, que les gustan cosas que la mayoría de la gente no hacen como leer, escuchar música clásica, construir aviones de madera….

Con estas observaciones bien detalladas, ahora puedes hacer una presentación a tu jefe sugiriendo un cambio de criterio en las pruebas de entrada de nuevos ingresos. Si agregas el poder de la herramienta de la regla de tres, puedes demostrar que esa poca gente del 16% que son casi rechazos, están creando mas del 50% de mejoras en la tienda… con medidas en DOLARES.

Ahora, busca las oportunidades de usar estas herramientas para convencer a tu jefe, el valor del proyecto que propones. O a un bancario si algun dia quieres empezar un negocio. Todo lo que estudias en este curso son herramientas del empresario.

Esta es tu tarea. Yo soy tu jefe. Dame un argumento bien desarrollado para convencerme del valor de tu idea en cuanto a la misión y visión de la empresa.

Insert form

Your last assignment was to create a list of things to do along with costs which is a rough budgetary estimate of your project.

This session’s assignment is for you to take the tools from this lesson and apply them to help you create a presentation which will sell your idea of the project and of the changes that will take place.

Some examples:

Proportional formula - You are a gardner and you have an idea that something like a thin funnel inserted into the ground, deep toward the plant’s roots, will make it possible to force water and vitamins where they will do the most good. But you’re not sure. It’s just an idea.

Without letting anybody know, at night, in your free time, you conduct some experiments using cardboard funnels and tin funnels. You take daily measurements and compare them against a control group of plants growing in exactly the same conditions except for your funnels.

In short order you notice a huge difference in the speed at which the plants are growing - both with the carton and tin funnels. They’re flying! As compared to the control group.

Armed with this simple sample and using the proportional formula you can safely forecast what would happen to a thousand plants, an acre of plants, or a world of plants!

Now when you present your idea to your boss (or the banker!) you won’t be just talking about plants and growth from the point of view of a gardner, but you will be speaking the language of MONEY which is the language you now firmly know is the language of management.

Pareto analysis - You’re a clerk in a supermarket. Your job is to keep an orderly and full assortment of canned chiles and canned soups along a particular isle in the store.

You want to do something important to gain some visibility, especially to the assistant manager whom you know is looking for a candidate to be a department manager. You take notes and discover that the greater majority of customers buy between 3 and 6 PM every day. Roughly 80% of all sales take place in something like 20% of the time the store is open.

Maybe everybody knew this without your having to take notes, but nobody gave it a second thought. You probably knew it instinctively but paid no attention to it because it’s simply the way things are. But now you see it as an opportunity.

You convince your fellow workers in the warehouse to give you some extra space in the mid-day. You grab some extra carts (plentiful before the crowds begin) and you fill them with the stuff you know will sell during the peak periods. You put everything in order like stuff that goes on the lower shelf you put on the lower rack.

You don’t need permission for this project, you simply do it. Son the customers are smiling and commenting on how great it is to shop your isles.

The normal curve - You are the secretary in the human resources department and you’re looking for something more challenging and more money. You know you must do something imporant so you will be noticed.

Your boss has years of experience and knows everything there is to know about human resources. You read the memos from top management and ponder how you can contribute to their call for excellence and being a true world class operation. You observe that the HR department is using a pre-employment questionnaire. You have an idea that this was designed to select really average people; conformists, willing to do what they’re told to do. Designed to spot anybody above or below the normal curve, those that fall outside of the 67% of the population.

During your breaks you begin to research the best employees and compare them with their tests which are in their personnel files. You discover that the best employees are marginal and perhaps were hired simply because there were no other ‘normal’ candidates waiting for the job. They would not have made it had there been other applicants.

Looking over their resumes you discover they frequently changed jobs, that they like ‘different’ things such as building model airplanes rather than watch TV, listen to classical music…

Armed with this hard data, backed by common knowledge of the normal curve in management circles, you can present your idea to your manager knowing you have a bit of leverage to back you up. If you add the power of the proportional formula and then the Pareto analysis to demonstrate the power that could come by increasing the numbers within that 16% group… you have a solid way of proving the change will bring a huge increase in DOLARS.

OK, this is a taste of how the tools could work alone or together in helping you justify your project to your boss… or banker if you ever wanted to start your own business. These are the tools used by entrepreneurs when starting a business and while running a business.

Here’s your assignment: I’m your boss and you are to give me a presentation to convince me to give you the green light and the resources to launch your project. Use the tools in this session.

Ahora veremos estas leyes en mas detalle.

Let’s take a closer look at these basic laws.

1- Parálisis Paradigmatico - Este tema lo tratamos en mas detalle en las lecturas de este capitulo.

1- Pradigm Paralisis - This requires a whole chapter and you will find it in the readings for this session.

2- La regla de tres

Esta formula se enseñaba en primaria, pero parece que ha sufrido con la mayoría de cosas del pasado.

12 : 3 :: X : 22

¿Te acuerdas?

Doce es a tres, como X es a 22.

Doce por 22 dividido por 3

Tres gallinas ponen 12 huevos. ¿Cuantas gallinas para obtener 100 huevos en el mismo tiempo?

3 : 12 :: X : 100

Tres por cien = 300 dividido por 12 = 8.3, o sea, 9 gallinas.

Estas viajando en camión y vez los kilómetros marcados a la orilla del camino. Miras la hora, son las 12 y el poste del kilómetro23 acaba de pasar. Cierras los ojos y son las 12:30 y vez un poste que dice 60 kilómetros.

A que velocidad estas viajando?

(60-23): .5 :: X : 1

37 por uno dividido por .5 = 74 kilómetros por hora.

Supongamos que queremos saber cuanto tiempo nos tardamos en recorrer 74 kilómetros con nuestra primera observación:

(60-23) : .5 :: 74 : X

En este caso se multiplica .5 por 74 dividido entre 37, o sea 1.

Es importante el aprender a poner tiempo y kilómetros en esta orden y ver claramente lo que se multiplica y lo que se divide.

Si, hay mucha gente quienes pueden ver estas relaciones sin hacer apuntes ni ponerlos en papel. Pero estas personas van a fallar una vez en diez, o veinte, o cincuenta. Y con eso, pierden credibilidad y , las oportunidades de jugar el juego de proyectos.

Es mil veces mejor el tomar unos segundos para poner las figuras en papel y asegurarse de las relaciones, y hacer los cálculos con calculadora.

Te diste cuenta de que cuando hay una figura en los extremos, que se multiplican los extremos y se divide por el huérfano?

Si el huérfano está en los extremos, se multiplican las figuras de en medio y se dividen por el huérfano en el extremo.

Otra vez:

Quince clientes por hora

Recibos en las cajas $540

¿Cuantos clientes para lograr $20,000?

15 : 540 :: X : 20,000

20,000 X 15 / 540 = 555.55

No importa si es por hora o por día. Quince clientes producen 540. Lo importante es de visualizar el arreglo de la formula en una forma tan fácil de usar con calculadora de mano.

Un foco consume 60 Watts. Son 740 Watts por cada caballo de fuerza (HP).

Cuantos focos para consumir un HP?

1 : 60 :: X : 740

En tu calculadora pon uno por 740 dividido por 60 = 12.33

Claro que los genios van a dividir inmediatamente sin multiplicar por uno. Y es ahí donde van a fallar una en 20, 30 o 50 veces. Garantizado. Los de mucha confianza se descuidan frecuentemente.

Puesto que no soy un genio con los números, no le tengo confianza ni a este calculo. Y voy a verificar mi calculo. A ver, 12.33 focos por 60 Watts…. ¡Si - 739.999! Que concuerda con el solo haber metido 12.33 en vez de 12.3333~

Uno mas, y ¡ya!

Tenemos que hacer 200 copias de un papel y la copiadora trabaja al ras de una copia cada 8 segundos. ¿Cuanto tiempo en minutos para hacer el trabajo?

1 : 8 :: 200 : (X/60)

Con tu calculadora simplemente pon 8 por 200 divídelo por uno y otra vez por 60. El resultado: 26.6 minutos. Y para comprobar, pues multiplica 200 por 8 y divide por 60 = 26.6 Y con esto uno tiene algo de confianza con los números.

El campo de ingeniería, casi en su total, depende de esta formula. Se hacen observaciónes… de la fuerza de metales, de concreto, de velocidades, de resistencia electronica… de estas observaciones salen las formulas que nos dicen el resultado esperado sin hacer nada mas que unos cuantos cálculos.

3- Entramos al campo de la curva normal.

En todas partes del mundo la gente se fascina con el juego de dados. Con un par de dados grupos de gente se pasan horas y horas apostando, ganando, perdiendo, pasando el tiempo.

Es aquí donde podemos ver claramente la ley natural de la curva normal. Un par de dados pueden dar resultados del 2 al 12. Las personas quienes apuestan sobre cada lanzamiento de los dados bien saben las probabilidades de este juego. Estudia la representación que sigue:

Total Probabilidad Combinaciones

---------------------------

2 35-1 1 + 1

3 17-1 1 + 2, 2 + 1

4 11-1 1 + 3, 3 + 1, 2 + 2

5 8-1 1 + 4, 4 + 1, 2 + 3, 3 + 2

6 6.2-1 1 + 5, 5 + 1, 2 + 4, 4 + 2, 3 + 3

7 5-1 1 + 6, 6 + 1, 2 + 5, 5 + 2, 3 + 4, 4 + 3

8 6.2-1 2 + 6, 6 + 2, 3 + 5, 5 + 3, 4 + 4

9 8-1 3 + 6, 6 + 3, 4 + 5, 5 + 4,

10 11-1 4 + 6, 6 + 4, 5 + 5

11 17-1 5 + 6, 6 + 5

12 35-1 6 + 6

De 35 tiros, tienes una oportunidad, una ‘chanza’ de pegar un 12. En cambio, tienes una ‘chanza’ de pegarle al 7 en cinco tiros.

Esto es una ley natural. No lo podemos cambiar para nada. Se encuentra en la estatura del ser humano, en el tamaño de las naranjas, de semillas de maíz, en el numero de personas con inteligencia arriba de un IQ de 120 o de 80.

Para nosotros es de gran interés por que nos da una herramienta mas en nuestra caja para adivinar el futuro, para uso como análisis, como palanca para vender nuestras ideas. Es de fuerza brutal, como las otras tres de que hablamos en este capitulo.

Nos permite hacer cálculos sin tener toda la información. Cálculos validos, que cuentan. ¿Como?

Quieres determinar el tamaño para una caja de manzanas criollas marca Elegante que acaban de desarrollar en el rancho. Viene la primera cosecha y tienes que medir cada naranja para establecer un rango del mas pequeño al mas grande y de ahí determinar el tamaño de la caja que llevará las manzanas al mercado. ¡Esto sería un trabajo de burros! Estar todo el día y noche midiendo fruta.

Pero con el uso de la ley de la curva normal vas a tomar estas medidas con confianza en menos de media hora. Vas a medir 200 naranjas y vas a tabular los tamaños igual que se hizo con los dados.

El resultado se verá en esta forma:

Diámetro

en centímetros Unidades

7.5 -II

7.6 - IIII

7.7 - IIIII II

7.8 - IIIII IIIII III

7.9 - IIIII IIIII IIIII III

8 - IIIII IIIII IIIII IIIII

8.1 - IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII

8..2 -IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIII

8.3 - IIIII IIIII IIIII IIIII IIII

8.4 - IIIII IIIII IIIII IIII

8.5 - IIIII IIIII III

8.6 - IIIII IIII

8.7 - IIIII

8.8 - IIII

8.9- II

9 - I

El resultado se verá mas o menos de esta forma. No requiere ser gran genio, para decir con toda certeza que para el mercado común, el tamaño de manzanas es de 7.9 a 8.4 donde el 70% de todas las manzanas caen. Y, manzana de lujo se empaca en cajas para recibir manzanas del tamaño de 8.5 a 9 centímetros. Los que miden menos de 7.9 se regalan a las familias de las rancherías con lo que pueden hacer mermeladas y vender para ganar un poco mas de dinero.

Con esta pequeña muestra del ‘mundo’ de las manzanas especiales tienes todo lo necesario para entender el TOTAL de ese mundo. Este es el poder tan enorme de conocer bien la famosa curva normal.

Si te doy una bolsa 20 de estas manzanas escogidas sin verlas, de los árboles, ¿Cuantas van a medir entre 7.9 a 8.4 centímetros?[i]

4- Análisis Pareto

El análisis Pareto es semejante a la curva normal, pero es diferente.

La curva normal nos da información sobre algo clasificado, que nombramos mundos. Ejemplo, hormigas de un tipo, tigres de un tipo, arboles… gente. Entre gente, hay sub-clasificaciones como deportista, soldado, poeta…

En el análisis Pareto tratamos de encontrar causas o relaciones entre diferentes cosas. Crímenes y criminales, restaurantes y clientes, lluvia y su efecto sobre plantas… etc.

Es también herramienta que usamos para poder ver un poco mas claramente el futuro. Con observaciones del presente y pasado, creemos posible identificar causas, raices, razones por lo que ocurre algo, y al saber eso, hacer cambios, correcciones, mejoras… o muerte.

En la búsqueda de la cura para el cáncer o el sida, los científicos usan el análisis de Pareto en cada fase del proceso de descubrir el secreto.

Para nosotros es herramienta fundamental que usamos cada vez que sacamos el pedazo de papel de la bolsa para hacer una nota, una observación.

Cada fin de semana hay que estudiar nuestras notas de la semana y buscar las relaciones de cada observación y poner las palomas correspondientes. Con eso, al ver una cantidad mayor de palomas junto a las notas, automáticamente sabemos cuales son nuestros problemas mayores. Es todo lo que buscamos con esta herramienta.

Con esto terminamos la tercera parte de este curso conjunto con las lecturas. Has tu tarea en la forma requerida, mándalo, le doy una buena revisada y te mandamos la clave para el siguiente capitulo donde vas a aprender a negociar con tu jefe o bancario y vender tus ideas.

2- Proportional Formula

A long time ago this was a required subject in grade school. I don’t think it’s being taught even in High School.

12 : 3 :: X : 22

Remember?

Twelve is to 3 as X is to 22.

Twelve times 22 divided by 3

Three hens lay 12 eggs. How many hens must you have to get 100 eggs in the same time?

3 : 12 :: X : 100

Three times one hundred = 300, divided by 12 = 8.3, or, 9 hens.

You are going by bus and you see mileage markers along the roadside. You make note of the time, it’s 12 and the post you just passed said 23 kilometers. You close your eyes and doze off. At 12:30 you notice the marker says 60 kilometers.

At what speed are you traveling?

(60-23) : .5 :: X : 1

37 times one divided by .5 = 74 KPH

Supposing you want to know how long it will take to go 74 kilometers based on our first observation.

(60-23) : .5 :: 74 : X

OK, .5 times 74 divided by 37, the result is 1 - one hour.

The order in which the numbers are places is the critical element in the proportional formula.

There are a lot of people who can do these simple calculations in their head or without having to put the figures in any kind of order. But these people will fail once in ten, or twenty or fifty. And you simply can’t afford to make stupid mistakes when working projects and driving for change. This method of writing the numbers is ‘fool-proof’.

It’s a thousand times better to take the time and trouble to put even simple numbers into this format than to take a chance of getting it wrong.

Did you notice when to multiply and when to divide? When you lay out the problem you end up with one of the four spaces being an X. If the X is on the extreme outsides, then one of the outsides is the orphan and you multiply the non-orphans and divide by the orphan. When the X is inside, the orphan is inside also. So you multiply the extremes and divide by the orphan.

Again. 15 customers per hour and there is $540 in the cash drawer. How many customers do we need to make $20,000? (Check the left column)

It doesn’t matter if it’s customers per hour or per day.

A lightbulb burns 60 Watts. There are 740 Watts to a horsepower (HP).

How many light bulbs will consume one HP?

1 : 60 :: X : 740

On your calculator punch in 1 times 740 then divide by 60. You get 12.33

Clearly the geniuses in the crowd will bypass the formula and simply punch in 740 divided by 60. But overcockiness has brought more than one ship to the bottom of the ocean.

I’m a dummy with numbers and do everything possible to be able to check myself and double check myself. In this instance I’d multiply the 12.33 lights times their 60 Watts to check how close we are to 740. The result is 739.999, which is ok because I keyed in 12.33 instead of 12.333~

One more, and that’s it!

Our task is to make 200 copies in a machine that takes 8 seconds per copy. How long will it take us to finish the job.

Don’t make me write it again, look at the Spanish side.

Engineering is all about the proportional formula. Most of the tables and numbers in an engineering manual came from observations converted into proportional formulas. Strength of materials, velocities, resistances, and so on.

3- Entering the field of the normal curve.

Craps is a game played all over the world. With a simple pair of dice people can spend hours and hours betting, winning, losing, passing the time.

This is a beautiful example of how the normal curve can be used and is used by people in all walks of life. In dice you can roll any number from 2 to 12. Over millions of times a certain pattern has been discovered and used by odds-makers every day. Study the following distribution.

When you toss the dice 35 times there is one chance that you will hit a 12 or a 2. And, you have a one chance in five of making a 7. Ever wonder why 7 is craps?

This is a natural law. There is nothing we can do about it. We’ll find it in the size of people, in oranges, corn seeds, number of people with high IQ and low IQ.

For us this is another tool to help us see into the future. It’s a form of crystal ball, as are the other three tools in this session. Not an atom bomb, but close.

With knowledge of the normal curve we can make predictions without having all the information. How?

You have just harvesting your first crop of super apples on your ranch which will be sold under the brand Elegant!

You need to know the sizes in order to design the right kind of box, something unique, suitable for this wonderful new fruit. You cringe at the thought of going out there and measuring every apple to come up with the solution. It would take all day and all night. Donkey work!

But using the law of the normal curve you can get exact information by measuring only a few apples and analyzing the results.

You will take a sample of about 200 apples and only measure these. Here’s what you get:

It doesn’t take much now to know for sure that for the common, ordinary marketplace your boxes should hold apples that range from 7.9 centimeters in diameter to 8.4 which makes up some 70% of all apples. The cream of the crop, roughly 15% of your product, will measure from 8.5 to 9 centimeters. The runts, measuring less than 7.9 will be given away to the people working the ranch for them to make marmelades and other good for sale as extra income.

From this small sample of the ‘world’ of your new apples you can determine the characteristics of the TOTAL of the world. This gives you a hint as to the full power to be had, and used, from this law.

If you were to receive a sack of 20 of these apples, how many will measure between 7.9 and 8.4 Centimeters?

4 - Pareto Analysis

The layout of a Pareto analysis is very similar to what you see in the normal curve, but they are not the same.

The normal curve yields information about a unique family of things or groups of the same things called worlds. For example, ants of a certain kind, tigers, trees, people. And even in these broad groups there are sub-groups such as soldiers, athletes, poets…

In the Pareto Analysis we look for external things which alone or combined have an effect on something else. Crimes by criminals, resturants and customers, the rain as it affects a rain forest or ….

It’s a principal tool used daily by those of us who have any hope of creating projects to bring about improvements or solutions to problems.

In the never-ending search for a cure for cancer or AIDS the scientist uses the Pareto analysis as a key tool for discovery.

For us it is the funamendal tool we use every time we take out our piece of paper and make another note or another tick-mark as the result of an observation.

Since we do this on a regular basis there is no need to dig deeper into the nuances of a Pareto analysis as defined by a college professor. Enough said that every time you look at your list of observations you are seeing a Pareto.

This, plus your having read the attached material, concludes the third portion of the course. Please complete your assignment on the format I have included and send it to me as soon as possible for you to have access to the fourth session where you will learn how to negotiate until you get the green light from your boss or banker.