Como Manejar Proyectos y Dominar Cambio ©Wayne Lundberg 1999 Estimado estudiante: Bienvenido al curso "Como Manejar Proyectos y Dominar Cambio". Mi nombre es Wayne Lundberg, crecido en México, graduado de la Secundaria #17 de Tacubaya en 1951. Profesionista, inventor, empresario en México y EEUU por mas de 40 años. Nos vamos a comunicar tu y yo en una nueva forma y quiero establecer desde el primer minuto que somos colaboradores con el fin de que tu aprendas a manejar cambio y a la misma vez descubrir que la felicidad se encuentra cuando uno esta haciendo algo importante para si mismo, para su empresa y su familia. Cuando me escribas o hablemos por teléfono quiero que me llames por mi nombre y que me tutees con toda libertad. Quiero romper la barrera que siempre ha existido entre maestro y estudiante. No soy maestro, soy tu ayudante hacia tu éxito. Este curso en una forma u otra se ha impartido a cientos de estudiantes. Algunos de ellos barrenderos buscando oportunidades de crecer, otros dueños de empresas y ejecutivos de grandes empresas. Todos los que han tomado en serio los puntos básicos de este curso siguen logrando éxito tras éxito. Es posible que algunos de ellos te han recomendado el tomar este curso. La secuencia del curso es lectura, notas, análisis, observaciones, ejercicios, retroalimentacion y a la siguiente lectura. Las lecturas comienzan con algo de filosofía, directamente a casos, luego disección del caso antes de mandarte al campo para hacer tus propias observaciones y ejercicios. Retroalimentacion es cuando tu me mandas el ejercicio de acuerdo con la lectura y objetivo de esa sesión y te la regreso con comentarios. Además de la secuencia, te ofrezco lecturas sin tareas ni ejercicios pero que "ponen carne sobre el esqueleto" los pasos y casos que vas a desarrollar durante el curso. No se permite pasar al siguiente paso sin haber concluido el paso anterior. O sea, sesión 1 se cumple, sesión 2 sigue. En estas primeras paginas encontrarás los puntos claves que vas a dominar durante las sesiones. Y, en estas paginas te vas a dar cuenta del proceso que vamos a seguir. Son 12 capítulos y se han diseñado para cumplir una por semana con todo y retroalimentacion. En tres meses podrías recibir tu certificado de este colegio de haber cumplido el curso de Como Manejar Proyectos y Dominar Cambio. Pero desde el primer día vas a poder poner en marcha lo que aprendes. Desde el primer día puedes empezar a ganar mucho mas de lo que estas pagando en tiempo y dinero para este curso. Empezamos. La comunicación en el mundo de negocios es el dinero. Todo lo que vemos como problemas u oportunidades se tienen que convertir al idioma de dinero antes que nada. Si eres un mecánico y necesitas una llave de 11/16 no vale el pedirle al gerente que necesitas una llave. Hay que convertir esa necesidad en forma de dinero. "Jefe, cada vez que tengo que vaciar el aceite de un Dodge tengo que ir al vecino y pedirle que me preste su llave de 11/16 y pierdo quince minutos que cuando facturamos al cliente son $30 pesos del total. Lo que cuesta una llave. Gasta los $30 esta vez, y la siguiente vez que venga un cliente con un Dodge lo recuperaremos una y otra vez." Uno piensa que nuestros gerentes hacen estos cálculos cada vez que les pedimos algo. Pero no es así. Nuestros jefes, supervisores, gerentes están en otro mundo pensando en lo tanto que hay que hacer con los pocos recursos a la mano. Es de vital importancia que aprendas este punto sobre el dinero desde este primer minuto. No hay escape. No hay otra manera de presentar nuestras ideas de mejoras, cambios o resolución de problemas sin convertirlas a lana, dinero, pesos o dólares. Eres el de recién ingreso al departamento de carnes. Tu jefe esta en junta. El aparato de refrigeración hace chispas luego humo y se para. Corres a la junta para avisarle del problema. Durante la corrida ves en tu mente 620 kilos de carne que se va a perder si no se arregla el aparato en unas cuantas horas. No hay lugar en otro lado. El costo de perdida no es el costo de la carne sino el precio de VENTA de esa carne. Desde este momento pon esto en tu corteza cerebral. Poca gente reconoce esta verdad. Los contadores dicen que la perdida es el costo de la carne al proveedor. Tu sabes, ahora, que el costo de perdida sería el precio que el cliente te paga por la carne. El costo puede ser diez pesos el kilo, se vende a quince pesos el kilo. Costo de perdida por kilo es quince. Cuando entras a la sala de juntas bien temeroso y agachado les vas a decir que si no se hace nada para arreglar el aparato, la empresa va a perder unos nueve mil pesos. Con eso tienes su atención, van a parar la junta, alguien va a tomar acción. En cambio, si entras a la sala de juntas y dices "El refrigerador de la vitrina de carnes se rompió" te van a mirar con ojos amargos por haberlos interrumpido. Este ejemplo es una exageración, pero velo como mini-novela en tu imaginación para grabarlo para siempre. Toma nota de la importancia de este punto ahora mismo. Es tiempo de empezar a tomar notas de los puntos cuando aparecen. Durante la semana toma tiempo cada día para revisar esas notas. Si no pones en uso las notas en tus tareas, tus ejercicios, no vas a recibir la luz verde para el siguiente capitulo. Te lo garantizo! Párale aquí y piensa en un ejemplo de la vida cotidiana o del trabajo en la cual puedes convertir una oportunidad o un problema al idioma de dinero. Por ejemplo, el costo de una bicicleta en abonos contra el costo diario del taxio camión al trabajo que queda a 6 kilómetros. En el capitulo que acompaña esta primera parte del curso se habla de la necesidad de lanzar proyectos para lograr el éxito. Se relata la necesidad de crear un resume con una historia de proyectos y cambios que uno ha hecho o en las cuales uno ha participado. Toma unos minutos para leer las primeras cuantas paginas de la filosofía. Cuando regresas, empezaremos con un caso y el análisis de ese caso antes de darte tu tarea para la semana. En este momento, al regresar a este papel, deberías tener un cuaderno en la cual estas tomando nota de lo que estas leyendo y viendo en tu ventana mental. No escribas mucho. Es mejor el poner estas palabras en forma de una película, de un cine, y luego ponerle un nombre, un titulo de pocas palabras. En un día o dos cuando estudias tus notas, las dos o tres palabras te abre la imaginación y podrás ver todo otra vez. Este proceso te garantiza que vas a recordar y aprender de estas notas y lecturas. La felicidad se encuentra cuando uno esta totalmente involucrado en proyectos de cambio. Esto es verdad en la vida cotidiana y en el trabajo. El no vencer obstáculos es vivir una vida de aburrimiento. Uno tiene que estar listo para agarrar las pocas oportunidades cuando aparecen. El éxito es en parte buena preparación, capacitación y una pequeña parte de suerte. En la mayoría de casos la pequeña parte de suerte es por que uno esta listo para reconocer la oportunidad. Esto es un circulo vital. Hay que leer lo siguiente con intención de identificar los pasos críticos en lanzar y manjar un proyecto dentro de una empresa. Los mismos pasos son comunes en cualquier empresa, sea de manufactura, servicios, o lo que Ud. piense. Apunte estos pasos al reconocerlos. Al final del caso los encontrará en forma de lista para hacer una comparación con su observación durante la lectura. En 1984 la empresa Solar Turbines, una división de Caterpillar habían perdido el control de la manufactura de una serie de combustores que dan potencia a las turbinas de marca Centauro. Un amigo trabajando en esa empresa me dijo que le mandara mi resume. Me contrataron para resolver este problema. En unas cuantas semanas descubrí el problema y puse en marcha los pasos necesarios para recuperar la alta calidad y productividad de esas unidades. Sin tener otro proyecto, mi supervisor me dio la libertad de caminar por la planta buscando oportunidades de mejoras o problemas. Con mi lista en mano, me di cuenta de un sin fin de problemas. Cosas que todo el mundo consideraba como normal. Problemas como el retrabajo de ciertas piezas, el rechazo y desperdicio de otras, tiempo de espera sin agregar valor al producto, herramienta que se rompe prematuramente, muchísimo retrabajo y desperdicio. Al comentarle al Sr. Wingrad, mi supervisor, de estas observaciones el me dijo "Así son las cosas en las empresas grandes. No hay otra mas que aguantarse. El costo de perdida se agrega al costo de venta." Yo le respondí que la competencia de Komatsu y otras empresas están empezando a robar el mercado que había pertenecido a Caterpillar. El me dijo que era asunto de los ejecutivos y no de un ingeniero como yo. En ese momento apareció esa oportunidad de lo que hablo. Las perdidas de mercado estaba causando grandes trastornos en la dirección y mucha gente estaba perdiendo su chamba. Era un baile de sillas! Tomé esa oportunidad de presentarme a la oficina del vise presidente de operaciones, un Sr. Ruel Patterson a pedirle diez minutos de su tiempo. Le mostré mis notas, con las palomitas indicando los problemas mayores y que el 80% de todas las perdidas se atribuyen a falta de capacitación de los maquinistas y mecánicos. Que con un buen proyecto de capacitación, que creí podría ser pagado en parte por el estado de California, la empresa podría ahorrar mas de 25 millones de dólares por año. En esos diez minutos me dio la luz verde y con una palabra a su secretaria el resto de la empresa estaba enterado de que Wayne Lundberg tenia el apoyo de Ruel Patterson. En cinco minutos estuve en la oficina del Sr. McDonald quien era el gerente de capacitación en aquel entonces. Le relate mis observaciones y conclusiones y cuando voceo interés le conté de mi junta con el vise presidente. Fue la única vez que sentí la necesidad de usar el nombre de mi 'padrino' empresarial. Le dije al Sr. McDonald que puesto que no tenia otro proyecto por el momento que estaba dispuesto a manejarlo bajo la política de la empresa en tanto a capacitación y que por lo tanto le pedí su asistencia en darme esa dirección. En cambio yo le dije claramente que el éxito del proyecto le iba a caer a su departamento (a el). En unos tres meses obtuve dinero del Estado de California, profesores de San Diego State University, técnicos del City College, voluntarios, información técnica de la empresa matriz después de varios viajes a sus fabricas, y todo lo necesario para dar capacitación adecuada a los trabajadores. El gerente de mi departamento, el jefe del Sr. Winegrad, un Sr. Howard Jarson me pidió un reporte de vez en cuando y al ver que el proyecto iba creciendo, empezó a ponerle mas interés. Me pidió una junta en la cual estaba presente el Gerente de Planta, un Sr. Angie Ferrone. Le pareció muy bien avanzado el proyecto al Sr. Ferrone y en ese momento tomo control y poder del proyecto lanzando una nueva empresa dentro de Solar Turbins para vender capacitación industrial a otras empresas. El resultado que la empresa a ahorrado arriba de 25 millones cada año desde entonces con los cambios que se realizaron a través de este proyecto. Mi premio, era lanzar un nuevo proyecto en la cual se tuvo que disminuir el tiempo de demora y tiempo de arranque de cada orden de trabajo a través de los 16 departamentos en la fabrica. Que es otra historia de gran interés puesto que fueron Círculos de Calidad la razón del siguiente éxito. Con este último éxito mi nombre fue circulado por "cazadores de cabezas". Me buscaron ofreciendo trabajo con aun mas retos al doble de mi salario. Y ya era tiempo de cambiar puesto que los gerentes de Solar ya me veían como competencia y en poco tiempo iban a empezar los 'cuatros'. Empecé con Form Physics como Gerente de Ingeniería de esa nueva empresa que parecía tener un futuro brillante. En breve, el proyecto de capacitación en Solar Turbines de Caterpillar fue por haber seguido una serie de pasos que yo había aprendido a través de miles de proyectos en otras empresas y con mi propio negocio. Muchas muy amargas, otras muy agradables. Los pasos son los que vamos a estudiar con mucha energía, son: 1.Observaciones (Hay que saber que se tiene que cambiar!) 2.Listas, análisis Pareto 3.Riesgo de perder la chamba por insubordinación 4.Costo de perdida por no lanzar un cambio 5.Costo de provecho por un nuevo proyecto 6.Poder reconocer una oportunidad cuando se presentó 7.Un padrino en alto poder 8.No hubo necesidad de retroalimentacion puesto que fui yo quien inicio el proyecto dándole al Sr. Patterson tiempo, recursos, presupuesto durante nuestra única platica. 9.Habilidad de manejar un proyecto 10.Habilidad de solicitar la asistencia de gente interna tanto como políticos y empresas foráneas. 11.Regalar la visibilidad a una persona en altos mandos con buenas ganas y no amarguras 12.Buscar la siguiente oportunidad de mejora 13.Reconocer los tiburones - la envidia de mandos intermedios. 14.Lanzar el siguiente proyecto 15.Cada proyecto un escalón hacia el éxito, y cada proyecto el ser feliz por ser auto-realizado. Reconocer que todo tiene su riesgo y que no es posible hacer cambios sin revoluciones. Y que en cada revolución hay ganadores y perdedores. Tu primera tarea es de buscar en el caso relatado cada punto que se encuentra en la lista y marcar el numero de la lista cada vez que encuentras el ejemplo en el caso. Por el momento no vas a tener todas las herramientas, pero has lo posible para encontrarlos todos. Por ejemplo aun no hemos estudiado Pareto ni listas… en este caso tienes que poner en tus notas que no sabes donde se hizo el Pareto. Y si no lo descubres durante el resto del capitulo tienes que pedirme que te de la satisfacción vía Internet! Lo que vas a aprender durante el curso: Los ocho pasos hacia el proceso de mejora continua. 1.Observar y entender cuales son problemas y cuales son oportunidades. Como manejar una y la otra. 2.Determinar costo de perdida por no hacer nada, o determinar el beneficio a la empresa por lanzar el cambio. 3.Vender la idea del cambio de tal forma que concurre con los objetivos y goles del negocio y de tal forma ganar la luz verde y recursos para poner el cambio en marcha. 4.Manejar proyectos que tu mismo has comenzado con los puntos 1 al 3, o arrancar proyectos porque tu jefe te lo pide. Vas a aprender a usar herramientas de mucho filo y potencia. 5.Mantener el proyecto en camino hacia las metas del negocio. 6.Medir, cambiar dirección, moldear el proyecto al negocio. 7.Implementar el cambio con todo lo necesario para que siga sin mas asistencia tuya, con las medidas necesarias para mantener la disciplina del cambio – cosas como capacitación, herramienta requerida, etc. 8.El estar listo para arrancar el siguiente proyecto. Empresas quienes ponen estos ocho pasos en su cultura son las empresas quienes van a ganar en el mercado internacional. El proceso tiene un nombre: Proceso de Mejora Continua. En Ingles, CPI, Continuous Process Improvement, en japonés Kaizen. Tu ejercicio para este capitulo: Durante una semana haz una lista de observaciones. Toma un papel tamaño carta, dóblalo a la mitad, luego en tres para que entre a tu bolsillo de la camisa cómodamente. Con papel y pluma siempre a la mano apunta cosas que tu sabes se pueden mejorar, que son problemas o que deberían desaparecer. Cada vez que observas ese problema u oportunidad ponle una palomilla junto a tu observación.	How to Manage Projects & Master Change Dear Student: Welcome to the course “How to Manage Projects and Master Change”. My name is Wayne Lundberg, raised in Mexico, graduated from Tacubaya High School #17 in 1951 and Colorado State University in 1962. I have been a professional, inventor and entrepreneur in Mexico and in the United States for more than 40 years. From the beginning I want you to understand that we will be communicating in a new way, that we are collaborators with the single purpose in mind; for you to discover that true happiness comes when you are doing something important for yourself, for your company and for your family. When you write or call by phone I want you to call me by my first name and that there be no formality between us. I want to break the traditional barrier which has existed between teacher and student. I am not a professor, I am your helper in your quest for success. This course, in one form or other, has been given to hundreds of students. Some of them janitors looking for growth opportunities, others to business owners and executives of giant corporations. Everyone who has taken the course seriously are continuously enjoying success after success in their careers. It is possible that some of them have recommended this course to you. The rhythm of the course is for you to read, make notes, do analysis, make observations, exercises, feedback and on to the next reading. Readings begin with a bit of philosophy, then into actual cases, then a dissection of the case before going into the field to make your own observations and exercises. Feedback is when you send me your work and I evaluate it and return it. In addition to this basic flow there is an accompanying book without homework but that will put meat on the skeleton of the steps and cases that you will be developing during the course. You cannot go to the next step without having first completed the previous step. In otherwords, session 1 is to be completed, then section 2 and so forth. There are 12 chapter and they have been designed to be completed one per week including feedback. In three months you should receive your certificate from this college. But from day one you will be able to put to use what you are learning. From day one you will begin to create value in excess of what you are spending in time and money for this course. Let us begin. The language in the business world is money. Everything you will be seeing as problems or opportunities must be converted into the language of money before anything can happen. If you are a mechanic and you need an 11/16 wrench you can’t just tell your boss you need a wrench. You must convert the need into the money language. “Boss, every time I have to change oil on a Dodge I have to go next door and borrow an 11/16 wrench and I lose at least fifteen minutes which if billed to the customer would mean $15 bucks. Come on, buy us a good wrench and each time we do an oil change on a Dodge we’ll pay for the wrench time and time again.” Common sense would tell us that our managers make this kind of calculation every time we ask for something. But it’s not true. Our bosses, supervisors and managers are in another world thinking of the many things that must be done with the few resources at hand. It is of vital importance that you learn this key point about money from this very first minute. There is no escaping it. There is no other way to sell our ideas on improvements, change or problem solving without converting the issues into money. See yourself as the new-hire in a supermarket assigned to the meat department. Your boss is in a meeting. The refrigeration unit on one of the display units sparked, then smoked and quit. You run toward the meeting room to tell your boss what happened. While you’re on your way you visualize 1,400 pounds of beef going to waste if the machine can’t be fixed in a short time. There is no other place to move the meat to. The cost of loss is not the cost of the meat, but what the meat could be SOLD for. From this moment forward make sure you understand this key point. Accountants and some managers claim the loss is only what they paid the supplier for the meat. But you now know the real loss to the enterprise is what you would have sold the product for. Say the cost of the meat averaged a dollar a pound and it sells for $1.50 a pound. The cost of loss per pound is $1.50. When you get to the meeting, somewhat timid and shy because you’re the new clerk breaking in on the big shots you are going to announce that unless something is done right away the company stands to lose over $2,000 dollars worth of meat. You’ll get their attention! Others, who don’t know this, would simply go to the meeting and tell them the refrigeration unit broke. The people in the meeting would frown until the interloper chills, shrinks and leaves the room. Thinking “Well, they were notified!” And slink away back to work while the meeting continues. And the meat rots. Make a note of this. Make lots of notes about what you read and what you think as you move through this course. There will be a lot of new ideas and different points of view on familiar subjects which will need to be analyzed time and again before you can accept them as true or valid. Stop here for a bit of thinking. Look back in your life and think of something from daily life or from work where you can convert the problem or opportunity into the language of money. For example, the cost of a bicycle as compared to going to work on a bus or taxi every day and work is only 4 miles away. In the first chapter of the book which comes with this session you will learn just how important it is to initiate projects in order to achieve happiness and success in life. It has to do with creating the kind of resume that will get you promotions or a better job. Simply because it proves you can handle change. Please take the time to read the first few pages, take notes, think about it, then come back. We’ll start with a case-study, the analysis and then give you the weeks assignment. By now you should have a notebook and some notes on this and the other reading plus your own thoughts and ideas of things to do. Don’t write too much. Use few words as though putting a title to a movie; the movie being the images in your mind from both reading and your own take on it, your visualization of the material and things you want to do in the future. Whenever you can get your five senses involved in the process of learning you will undoubtedly remember and use the tools since they will become a part of your self. Happiness is the result of being totally involved in some activity with some meaning to it, some change. This is true in daily life and at work. If there are no challenges, no obstacles, then life is an eternal boor. You must be ready to grab the few chances when you see them. Success is one part being qualified and trained and one small part being luck. Usually this one part luck is due to the fact that you are qualified and trained. This is a vital circle that like wheels on a car will carry you to the success and happiness you aspire. The following true story contains the essential elements to any project. These are the common steps found in any organization be it manufacturing, service, non-profit, retail, wholesale or you name it. Use your observation skills and jot down what you think are definable steps. You will have a chance to compare them to my list at the end of the case study. In 1984 Solar Turbines, a division of Caterpillar, lost control of the manufacturing process of a series of combustors which give power to the Centaur Turbine Engine. A friend of mine asked me to submit my resume and I was hired to solve their problem; one which their top engineers had not been able to solve in over three months. I solved the problem and put the fix into action. My task completed my supervisor gave me freedom to roam the plant looking for opportunities and problems. With a piece of paper in hand I wrote and wrote, finding all kinds of problems and opportunities. Most of these ‘problems’ were considered routine; almost standard operating procedures. Things such as rework, QC rejects, scrap, long waits in queue which added nothing to the value of the product, broken tools and a lot of rework and scrap. I met with Mr. Wingrad, my supervisor, and he said “That’s the way it is in big companies. Nothing to do but accept it. We simply add these losses to the selling price.” I said something about Komatsu making great inroads into our market and others chomping at the bit. He told me it was not my problem as an engineer; these issues were for the executives of the company. On that same day one of those rare winds of opportunity blew through the company and I put out my flying carpet. Losses were creating reorganizations and a lot of middle managers being moved about. I was in somewhat of a vacuum and chose that moment to knock on Ruel Patterson’s door; VP of Operations. I showed him my notes, the great number of tick marks on scrap and rework and some figures I’d guessed at as to the cost of loss because of it. I gave him some examples of how the lack of training was the major culprit. Then I told him I could lead a project where our machinists could get retrained and that I could probably get the State of California to fund part of the program. We should save some $25 million dollars a year if we succeeded. In those few minutes he gave me the green light and quietly spread the word that Wayne Lundberg was under his protection. Five minutes later I was in Mr. McDonald’s office, head of training, under Human Resources. I shared my notes with him and when he expressed honest interest I told him of my meeting with Mr. Patterson. The only time I used his name during the rest of that project. I told him that since I had no other project at the time that I would be more than willing to manage it under his guidelines to be in accordance with company policies and to make sure the success would be attributed to his department. (To him). Within three months I managed to get funding from the State through the Employment Training Panel, instructors from SDSU and City College, tons of material from Caterpillar’s plants between St. Louis and Chicago and all the necessary elements to make a first class training operation for all the machinists. Some would become subject matter experts to create the specific training, others would be students. My supervisor’s boss, our department manager was Howard Jarson. He became more and more interested in the project and one day he and Mr. Angie Ferrone, Plant Manager, debriefed me and decided the project had grown beyond a project engineer’s domain and took it off my hands. The project evolved nicely into a spin-off and became a profit center as we began training employees of other companies. The immediate gain for the company was a savings of over $25 million each and every year since then in addition to the profits from the sale of training to others. My reward was to manage another project which Mr. Ferrone assigned to me. I would lead 16 quality circles in discovering unique and innovative ways to reduce setup times by at least 50% by the end of the year. As word of my successes spread I got on the list of some pretty good headhunters. I was offered a challenging opportunity as Chief Engineer at Form Physics, a healthy and dynamic startup with a great potential. It was time to leave Solar. I could spot the collusion starting to take place by the many middle managers who saw me as a threat especially as Mr. Ferrone and Mr. Patterson were themselves being offered positions elsewhere. Briefly, I was able to carry out these projects at Caterpillar’s Solar Turbines Division because I had mastered the essential steps, the key elements in starting and leading projects. I had learned through hundreds of projects for other companies and within my own company years before. You will be studying these steps and hopefully make them an integral part of your being. They are: 1. Observations (You must know what has to be changed) 2. Lists, Pareto analysis 3. The risk in being fired for insubordination by jumping the chain of command. 4. The cost of loss for NOT launching change 5. Benefits that could come from the change 6. Ability to recognize that moment of opportunity when it appeared. 7. A sponsor at high levels 8. Feedback. Not necessary in this case because I had presented the project and Mr. Patterson simply had to say yes or no. Had he presented the project I would have had to repeat it to him in my language. 9. The ability to manage a project 10. The ability to get help from others within the organization when this help is not a part of their job or responsibility. 11. Be willing to share the glory and be willing to shoulder the blame when things go wrong. 12. Always be on the lookout for the next project 13. Recognize and be aware of the sharks circling in the distance. The envy and fear among middle managers. 14. Launch the next project 15. Each project is one step toward your success and each completed project a reason to feel self actualized which is the essence to happiness. Be fully aware that everything dealing with change is a risk but that change is impossible without some form of revolution. And in each revolution there are winners and there are losers. Your first assignment is to go back to the case study and assign each one of these points where you see it in the story. You probably don’t have all the tools in mind, but do the best you can to match the points to the story. For example, we have yet to study the Pareto analysis, so when you see something you don’t understand, make a note and it will either be covered later or you will E-mail it to me and I will get back to you ASAP. Here is what you will be learning during this 12 week course: The eight steps for CPI, Continuous Process Improvements. 1. Through observation and listening discover problems and opportunities. How to work through either toward a winning result. 2. Determine the cost of loss for not taking action, or define the expected return on investment for executing the project. 3. Sell the idea of change by making sure it will help the organization achieve it’s goals and objectives. This is how to get the green light to go ahead 4. Project management basics for project you initiate through steps 1 through 3, or manage projects to successful conclusion which have been delegated to you. 5. Tools for maintaining the project on course, on budget, on time and making sure the project continues to be valid as compared to company objectives. 6. Measure, change direction, mold the project to the business goals. 7. Implement the new process with everything required for it to continue to be of value such as training, instructional material, tools, procedures, supplies, etc. Companies that put these eight steps to work throughout the organization are the companies that will be able to continue competing in the world marketplace. This is called CPI, Continuous Process Improvement, in Japan it’s called Kaizen. Your assignment: During the week you are to make some serious observations. Take a piece of writing paper, fold it in half, then in three to fit in your shirt pocket. With paper and pencil or pen always with you begin writing a word or two describing problems and opportunities you see or think of. Each time you see the same problem or opportunity simply put a tick-mark next to the description. At the end of the week you will have a long list along with some with a great number of tick marks, others with none, one or a few. This is an automatic Pareto analysis. This activity will become second nature to you, if not, you will never master project management or change. There is no substitute for this simple activity even with a hundred computers at your disposal.
Por ejemplo:		For Example:
Maria tarde		Maria is late
piso sucio		dirty floor
cables por todas partes		cables all over the place
Estas observaciones durante la mañana. En la tarde vez que el piso sigue sucio. Ponle una marca y sigue agregando observaciones.		These observations were taken in the morning. In the afternoon you see the floor is dirty. Put a tick mark next to the description.
Maria tarde		Maria is late
piso sucio I		dirty floor I
cables por todas partes		cables all over the place
baños asquerosos		filthy bathrooms
Manuel grosero con cliente		Manuel was rude with a customer
Al día siguiente tu lista puede verse así:		The next day your list may look like this:
Maria tarde I		Maria is late I
piso sucio II		dirty floor II
cables por todas partes		cables all over the place
baños asquerosos II		filthy bathrooms II
Manuel grosero con cliente		Manuel rude with customer
No hay suficiente estacionamiento para clientes		Not enough parking for customers
Al día siguiente:		Then the next day:
Maria tarde I		Maria late I
piso sucio III		dirty floor III
cables por todas partes		cables all over the place
baños asquerosos II		filthy bathrooms II
Manuel grosero con cliente		Manuel rude with customers
No hay suficiente estacionamiento para clientes I		Not enough parking for customers I
No seguimos con mas, con esto tiene que ser suficiente para que entiendas el concepto de hacer una lista de observaciones continuamente.		No need to continue, this should be enough to give you a flavor of how to make the lists and make the automatic Pareto day by day.
Cual es el problema mayor en este caso?		What do you see as the heart and soul of the major problem?
Es obvio por el numero de palomitas en cuanto a un problema que se encuentra en varios lugares. O sea, intendencia necesita algo mas para que logren su éxito. Has descubierto la manera de encontrar el alfiler en el monte de pasto y con esto tienes el conque para llegar a la grandeza.		Five tickmarks have to do with cleanliness. Which means without a shadow of a doubt that in this instance your biggest problem is janitorial. You have just found the way to find the needle in the haystack and this alone could propel you to greatness.
Haz las observaciones en tu zona de influencia, o sea, en algo donde tu mismo tienes algo de control en como se mejoran o empeoran las cosas. Después nos vamos a meter en líos que no nos pertenecen.		Do your observations primarily in your work area, somewhere that you have some influence over how things are done or may be changed. Later on you will learn how to go beyond your territory for even greater visibility.
El primer paso hacia el proceso de mejora continua es en descubrir cuales son las cosas que se tienen que cambiar. Como vas a leer en la filosofía, no todos los cambios vienen de arriba. La mayoría de los cambios que afectan seriamente al negocio o organización vienen de afuera o de los clientes o empleados de bajos niveles. En las empresas ganadoras ideas de cambio vienen de todos; clientes, barrenderos, empleados, jefes, gerentes, el presidente… todos quienes tienen su alianza a esa empresa.		The first step in the process of continuous improvement is to discover which changes offer the biggest bang for the least expense and which changes must take place. Most people think management is responsible for this activity. In hum-drum companies this is true. In world class operations the ideas for change come from customers, janitors, workers, managers, outside reading, new technology, the CEO… everybody concerned with the future of the company.
Mándame tu lista de observaciones de una semana con tus comentarios después de haber hecho un simple análisis de la cantidad de palomitas.		Send me you unedited list along with your brief comments after you complete you simplified analysis based on the number of tick-marks.
Desde este momento siempre tendrás que estar preparado para darme una respuesta estas tres preguntas:		As of this moment be ready to answer the following three questions:
1- Cuales con tus dos lemas/oportunidades mayores		1- What are your two biggest problems or opportunities.
2- Como lo sabes (me tienes que enseñar tu lista de observaciones)		2- How do you know? (You must show me your list of observations and the tick-marks)
3- Que estas haciendo para cambiar el problema a solución, o la oportunidad a un provecho? (No hemos llegado a este punto…. pero como puedes adivinar se trata de lanzar y manejar proyectos.)		3- What kind of project will you be launching to take full advantage of the opportunity or to solve the problem? (We have not reached this point yet, but it is coming.)
Espero tu lista!		I’m waiting for your list!
Goza con el saber que este curso es la puerta hacia el éxito y la felicidad.		Take a deep breath and enjoy the feeling that comes from knowing you are on the right track toward success and happiness.
Wayne Lundberg
Southwestern College
Chula Vista, California