La Transferencia

En esta penúltima sesión vas a aprender los puntos básicos y fundamentales de transferir lo que tu tienes en tu cabeza y experiencia a otros.

En la cultura de habla hispana esta función es una de las mas difíciles por muchas razones. Te voy a dar mi opinión, pero opinión que he platicado con todos mis estudiantes y todos me han dicho, con cabeza agachada, que tengo razón. ¡Así es!

Las personas que han llegado a un puesto arriba de sus compañeros de hace meses, o años, tiene mucho orgullo por haber subido un escalón mas. Zutano es el rey de esa nueva montaña y bien sabe que la competencia es fuerte y que si no se cuida alguien se lo va a quitar. Entonces, empieza a ver por aquí y por allá de donde van a venir los que se lo quieren quitar.

Ahora su supervisor le dice que Fulano viene al departamento y que es parte de su trabajo el capacitarlo.

Pues Zutano tiene que decir que si a su supervisor, pero ¿cuanto quieres apostar que no tiene el menor interés en compartir lo que sabe con Fulano?

Conscientemente y subconscientemente Zutano sabe que mientras el sabe lo que se tiene que saber de ese puesto la gerencia va a tener segundos pensamientos antes de darle de baja por cualquier razón. Su conocimiento es su poder.

“El conocer el enemigo es vencerlo” dijo Napoleon. Reconociendo ciertas características de nuestras culturas nos da una gran ventaja sobre los que compiten para lograr puestos mas elevados, mejores salarios y reconocimientos. No pongo esto al frente por ser crítico, lo pongo en frente porque tienes que entender que esta es una de las diferencias mas grandes entre las dos culturas, Latino y Norteamericano.

Lo hemos platicado antes durante este curso, la idea que por siglos de servitud, de esclavitud, la genetica ha causado que la raza pueda sobrevivir bajo esas condiciones. Esta ley de la naturaleza se ha comprobado con miles y miles de observaciones científicas. Peses al fondo del mar donde no hay luz no tienen ojos. Los Esquimos que viven la mayor parte de su vida en el hielo se han acondicionado de tal forma que persona del sur no puede existir en el mismo ambiente sin medidas extremas, ropa especial, etc.

Vemos como la gente de origen Arabe tratan a sus mujeres aun cuando están fuera de su ambiente natural, en sus sociedades, pero viviendo aparte y viendo como sus vecinos tratan a sus mujeres. No cambia. Trae su cultura dentro de su bibliología.

Tu estas en Norteamérica o en Latinoamérica pero buscando oportunidad con empresa de clase mundial. Empresas no llegan a ser de clase mundial si no practican las herramientas que estas aprendiendo en este curso.

Si no te pongo esta verdad plenamente en frente de ti vas a pasar a la sesión sin creer lo que tienes que aprender porque en tu ‘paradigma’ no puedes ver la realidad; solo puedes ver tu cultura.

Ahora, piénsalo bien… el empleado, compañero de trabajo de origen Latino tiende a guardar su conocimiento y no quiere compartirlo. ¿Es verdad, o no?

Ahora te voy a pedir que hagas una maroma mental y ponte alrevez. Tu, siendo de la cultura Latina, tienes que enseñarle a otras personas todo lo que has aprendido de este, tu proyecto. ¿Como van a recibir tus lecciones? Sean Norte o Latino Americanos.

Subconscientemente la gente que ha tenido contacto con personas Latinas saben lo difícil que es el compartir conocimientos entre adultos. Te van a ver con mucha sospecha. Van a pensar que tienes un truco y que lo haces con otro motivo. Especialmente si tienes que capacitar a un Norteamericano de color o de estatus humilde. En los EEUU el prejuicio es uno de nuestros mas desastrosos defectos culturales.

Tienes que entender estos puntos de vista antes de preparar lo que tienes que hacer; desarrollo de un sistema para capacitar a las personas para trabajar tu nuevo sistema, cambio, maquina, departamento, vitrina, carro, taqueria… los proyectos de cambio que vas lanzando en tu vida hacia tu felicidad y tu éxito.

Muchas veces te vas a encontrar aprendiendo algún nuevo sistema o maquina, proceso o sea lo que sea, con el solo objetivo de regresar a tu trabajo y enseñárselo a otra persona o grupo de personas con todo y documentación para que lo sigan haciendo sin tu intervención.

Esto es lo que puede pasar a una persona que ha demostrado su habilidad de desarrollar proyectos y de transferirlos a personas ‘normales’.

Capacitación es uno de los mas importantes elementos del líder de proyectos. Durante las ultimas tres sesiones te advertí de lo que venia y te di ciertas herramientas en cuanto a relaciones humanas como el escuchar para enseñar.

Ahora deberías estar dispuesto a aprender los pasos esenciales en capacitar a otra persona o personas.

Vamos a empezar con un breve recorrido de este curso. Si has hecho todo lo que te he pedido, a estas alturas tienes un cuaderno con notas y conexiones entre tópicos de importancia vital en el desarrollo de un proyecto. Tienes varias páginas de notas de mapa mental que en segundos puedes hacer una lista de chequeo asegurándote de que en el futuro jamas vas a olvidar un punto clave.

Puedes identificar los ocho pasos hacia el proceso de mejora continua y puedes decirle a quien quiera escuchar los seis puntos primordiales de una delegación efectiva. Aprendiste y practicaste la necesidad de convertir ideas al idioma de la gerencia y ahora no es difícil hablar en dólares o pesos o cualquier moneda.

En cada sesión te di una razón importante del porque el tema es importante para tu éxito. Te di algo de filosofía y luego ejemplos de la vida real. Luego te pedí unas tres preguntas con opciones de respuestas para estimular tu memoria. Y durante cada sesión te pedí una tarea en paralelo a la materia pero que tu haces en la vida real.

Esta transferencia de mis 40 años de experiencia con proyectos se llevó a cabo en menos de mes y medio. Ahora tu vas a tener que hacer lo mismo con lo que has vivido con tu proyecto.

Tu tarea es el desarrollo de un temario que contiene los puntos esenciales que tienes que enseñarle a la persona que va a llevar a cabo tu proyecto cuando tu no estas. Piensa en entregárselo a otro grupo o persona totalmente. Que esa persona tiene que manejarlo todo sin que tu estés.

Te lo pido como tarea puesto que en la vida real es exactamente lo que se requiere para empezar el proceso de capacitación.

Lo has de tener a mano si es que realizaste las tareas hasta este punto. La base se encuentra en la hoja con todos tus quehaceres. Tienes que ver cada elemento en tu lista y hacer una determinación de como se va a usar, cuantas palancas son necesarias, cuantos dedos y manos, ojos o bocas para hablar… lo que sea.

En tu imaginación has visto tu proyecto en marcha muchas veces. Te has visto como el capitán de tu buque y sabes exactamente lo que se tiene que hacer todo el tiempo, sin duda. De esa imaginación desarrollaste la lista y la lista fue la base para las etapas que cada persona en tu equipo tuvo que hacer.

De esa misma imaginación ahora tienes que verte, como en película, pasando la información a otra persona con todo y las medidas de las variables críticas para que todos sepan que se esta haciendo bien.

Esto es lo que vas a hacer:

Le vas a decir a tu estudiante lo importante del trabajo que va a hacer con tu (maquina, sistema, cosa, tortillera, etc. etc.) XX y lo que ese trabajo significa para la persona y para la empresa y sus clientes.

Le vas a dar una hoja de papel con una lista de los puntos que vas a cubrir durante su capacitación y le vas a decir que al cumplir con cada punto vas a poner tu firma confirmando que el estudiante es capaz de hacerlo bien.

Le vas a preguntar que te repita todo lo que has dicho hasta ese momento y vas a escuchar muy bien, reafirmando lo importante de su trabajo, que como persona la empresa va a contar con el para hacer tan importante trabajo. Establecer firmemente que la persona reconozca que su persona es de igual importancia a lo importante del proyecto. (El ser reconocido por algo importante es el mayor motivador del ser humano.)

Ahora empiezas con cada punto en tu lista. Cada punto puede tener varios pasos y en otro papel has enumerado los pasos para cada punto.

Empiezas con el punto numero uno y le explicas la importancia de hacerlo bien y la consecuencia de hacerlo mal. El costo de perdida por no cumplir, etc.

Luego tu haces el trabajo de ese punto mientras que le explicas exactamente cada paso, cada pone de manos, cada movimiento, cada acción.

Al ver sus ojos y en sus ojos que no existe confusión, le pides a tu estudiante que haga el trabajo mientras que tu le explicas paso por paso como se hace. Este paso se puede repetir tantas veces sean necesarias. Cuando tu sientes que su cuerpo y mente están unidos en el entender los pasos, sigue al siguiente paso.

Ahora tu le pides que haga el trabajo mientras que te explica el como y el porque y como sabe que se esta haciendo bien por los instrumentos o formas de medir que has desarrollado. Se repite este paso hasta que tu estés conforme de que si te das la vuelta y lo dejas solo, lo puede hacer al 100%.

Lo felicitas verdaderamente de tal forma que la persona entiende completamente que estas feliz con sus habilidades y que tienes toda la confianza que lo puede hacer desde ahora en adelante.

El ultimo paso es de estar espiando su trabajo y al ver que si lo esta haciendo perfectamente bien acércate y felicítalo por la calidad e interés en el trabajo. Cáchalo haciendo las cosas bien y festéjalo.

En poco tiempo firmas ese punto y sigues al siguiente punto. Al terminar todos los puntos en tu lista le entregas la lista a tu supervisor y le dices que has concluido al 100% tu proyecto y que ahora esta en las manos de las personas que lo van a manejar desde ahora en adelante.

Tu supervisor de da una buena palmada, un alago, te dice del aumento de salario que vas a recibir, el homenaje por parte de la dirección, y ahora ¿Cual otro proyecto vas a lanzar?

Bien. Regresamos a los pasos de un proceso de capacitación.

El primer paso es la explicación de la importancia del trabajo que va a realizar. Piensa del punto de vista del estudiante. Al empleado no le va a interesar que tu proyecto puede producir miles de dólares de nuevos ingresos. Ahora tienes que poner tu cachucha mental del punto de vista del empleado.

Tu vendiste el proyecto en base al idioma de dinero. Pero si se lo dices a Pedro para motivarlo a un interés en el proyecto el solo va a pensar que de tanta lana a el no le van a dar nada.

No se cuantas veces en mi vida he tenido que estar sentado en una junta con compañeros escuchando a un ‘traje’ tratando de motivarnos con el mensaje de la importancia de un proyecto por lo que va a producir en incrementos de ventas. Nosotros, sentados, pensamos solo en el extra trabajo que nos va a costar y ni un centavo extra en el sobre a fines de semana.

Tienes que ponerte la cabeza de tu estudiante y ver el mundo de su punto de vista. En primer lugar eres un Latino que no tienen fama de compartir su conocimiento en primer lugar. En segundo lugar has hecho algo fuera de lo normal con esta cuestión del nuevo sistema XX. Y ahora te estas poniendo muy chui-chui que con la importancia de este trabajo, la cual tengo muchas dudas puesto que es algo totalmente nuevo y no me gustan las cosas nuevas. Cosas que no puedo entender.

Sigue que tu explicación de lo importante del trabajo tiene que ser algo de importancia al trabajador. No le puedes prometer dinero ni prestigio. Lo único que tienes que ofrecerle es el reconocimiento. Y en la vida real, esto es mas importante que el dinero. (El dinero es muy importante, pero consideramos que la persona esta trabajando y ganando lo que espera y con eso el dinero no es lo mas importante puesto que ya lo tiene.)

Entonces, en tu plan de capacitación tienes que encontrar maneras de que el estudiante sepa que al hacer el trabajo bien, que va a recibir reconocimiento. Una gran parte de tu firma en la lista de tópicos, y al fin de la capacitación el dar la lista a su supervisor es este asunto del reconocimiento.

La importancia de este trabajo es que tu vas a recibir una certificación que se va a agregar a tu bitácora personal y la certificación se gana solamente por ….

En esa platica antes de empezar a enseñar se requiere retroalimentacion por varias razones. Uno, el escuchar a la persona, aun que sea la repetición de lo que acabas de decir, abre la puerta de la comunicación. Es como el tocar a la puerta del cerebro y al pedir que te lo repita, se abre la puerta y con eso una comunicación ojo a ojo. Sin hacer que tu estudiante reitere lo que has dicho es casi imposible seguir adelante sabiendo que te esta escuchando. Si no te repite lo que quieres es que no esta escuchando. Esta pensando en otra cosa como el porque tu y porque el en esa situación y como puede escaparse. Es hora del descanso, que diablos estoy haciendo aquí?

En ciertos casos vas a descubrir que la persona no tiene la capacidad mental para aprender lo que tienes que enseñar. Y es mucho mejor el descubrir esta verdad antes de poner todo el tiempo en enseñarle algo que no puede captar. Perdida triple puesto que son dos personas y el trabajo no se esta haciendo. Cuando le pides que te repita lo que dijiste te vas a dar cuenta inmediatamente si tiene el potencial de aprender como tu requieres.

¿Y si esa es la única persona que te dieron? Tienes que regresar a tu diseño y hacerlo mas fácil para que un chango lo pueda trabajar.

¡No te rías! Esto pasa mas veces de lo que uno piensa.

Hemos tratado la cuestión de carácter y la necesidad de aprender como tratar a las personas con quien trabajamos que has de pensar que uno tiene que ser psicólogo para tener éxito en el manejo de proyectos. ¡Pues si! Pero no psicólogo con diploma de colegio, pero psicólogo con diploma de la vida real como observador y como buen estudiante. Estoy compartiendo contigo los puntos de vista con que puedes aprender lo necesario para lograr tu éxito. A la misma vez estamos viendo ciertas mentiras culturales que cohiben a la mayoría de personas en encontrar su dirección de vida y con eso su éxito.

Lo mas importante de todo esto es que tu reconozcas el parálisis paradigmatico que existe en todos los seres humanos. Enseguida el entender que el motivador mas poderoso esta a nuestra disposición al momento en que la queremos, y es el simple acto de escuchar y reconocer a la otra persona.

Seguimos con el segundo paso de la capacitación; el hacerlo mientras que lo explicamos al estudiante.

Es aquí donde el estudiante ve lo fácil de la operación y pierde el temor de no poder hacerlo. Si yo te doy un clavo y martillo y te doy instrucciones de como agarrar el clavo mientras le das un buen golpe con el martillo, te vas a espantar. No vas a pegar con gran fuerza por temor de lastimar a tus dedos. Entonces, con una condición mental que no permite hacer el acto bien en primer lugar, el estudiante va a fallar y con eso has cerrado la puerta a la comunicación.

En mi primera clase como aprender a ser piloto el instructor hizo un aterrizaje con dos dedos en el volante y un dedo en la válvula de gasolina. Fue tan fácil que en ese momento mi ser se lleno de confianza. Y fue esa confianza que me dio la fuerza de poder aprender a hacerlo tan bien como mi instructor.

La psicología aquí es que al explicarle la importancia (del punto de vista del estudiante) y haber escuchado su versión y con eso le diste confianza, ahora le demuestras lo fácil… con la confianza que ya tiene, ahora el tercer paso tiene que llevarse a cabo con éxito. Puesto que el tercer paso es el paso que separan los que van a poder y los que no pueden. Punto.

El tercer paso es donde el estudiante hace mientras que el maestro le explica paso por paso. Hay instructores que prefieren que el estudiante diga los pasos mientras que el instructor hace el trabajo. No estoy de acuerdo puesto que para la mayoría de las personas es mas fácil el hacer con las manos que el hablar dando instrucciones que apenas entiende. Se cohiben, se congelan y pierden la confianza. Yo prefiero usar un sistema donde la confianza va creciendo con cada movimiento y cada minuto del proceso.

Entonces, el tercer paso es el decirle mientras que el estudiante lo hace. Y se repite tantas veces sean necesarias. En mi caso como estudiante fueron unos cinco aterrizajes con el instructor casi tocando el volante, y tocándolo unas cuantas veces para evitar un choque antes de poder hacerlo y explicárselo a la misma vez. En ocho horas de experiencia me dejaron llevar el avión solito.

Durante la repetición de esta fase el instructor hace todo lo posible para dar confianza al estudiante. No le dice “Que bruto eres!”, ni cosas negativas aunque pienses que en verdad un bruto que nunca va a aprender y te desesperas. Desespérate en silencio y sin dejar que lo vea en tu rostro. Acuérdate de un infante al aprender a caminar. Se cae, lo levantas y le das un abrazo y lo felicitas por haberlo hecho tan bien… ahora, otra vez… vamos… así! Cuando se cae, levántalo, dale un buen reconocimiento, y adelante.

Aquí es donde tienes que ser paciente y tu problema mayor es que tu estudiante no pierda la fe en si mismo.

El cuarto paso es cuando el estudiante lo hace y te dice lo que está haciendo y porque. La razón es muy simple. El ser humano se distingue de todos los animales en el mundo por una gran diferencia. Es en el idioma. Son palabras que producen las imágenes mentales de una persona a otra. Son palabras lo que pasa información de una persona a otra. Son palabras en la memoria que abren las puertas de la imaginación de actividades, colores, eventos, historias… todo lo que es nuestro ser.

Entonces este ultimo paso es la que hace una conexión permanente entre el cerebro, musculos y nervios del estudiante aprendiendo a hacer algo con sus manos bajo control de su mente.

Si te interesa este tópico busca en el Internet las múltiples sitios que tratan neurolinguistics, NLP. Neuro (sistema nervioso que incluye el cerebro) lingüística que se refiere a palabras. Se encuentran tópicos como hipnosis, aprendizaje acelerado, mapa mental, meditación, seducciones instantáneos, etc.

El ultimo paso es el de cachar al estudiante haciendo las cosas mas o menos bien y felicitándolo. Cada vez que lo felicitas le das un gran empujón a la maestría de lo que esta aprendiendo.

El regaño es totalmente contraproductivo en el transcurso del aprendizaje. Me dan lagrimas al ver un maestro gritar a los estudiantes diciéndoles que son idiotas. Peor cuando veo padres y madres haciendo lo mismo con sus hijos.

Y esto es parte de la cultura. Desde infantes las familias Latinas tienden a decirles a los infantes que son estúpidos. Los infantes no saben lo contrario y empiezan a pensar que es verdad. Al pensar que es verdad, ellos mismos se están condicionando a resistir el proceso de aprender algo. Ellos mismos están convencidos que no pueden aprender y que son tontos.

No lo son. Pero piensan que no pueden. Esta es la gran tragedia de como tratan los padres y maestros a la juventud.

Esto no es un prejuicio mío. Es el resultado de haberlo sufrido y haberlo visto desde 1942 cuando me llevaron a México. Pude ver la gran diferencia en como los adultos tratan a sus hijos en las dos culturas. Después de tantos años sigo viendo la misma diferencia. En escuelas, en el piso de trabajo, en familias.

Y he descubierto que si uno sigue estos puntos de la capacitación en cualquier ambiente dan buenos resultados. Aun cuando personas de una cultura se han acostumbrado a los regaños, al ser estudiante bajo condiciones mas agradables y sin regaños dan muy buenos resultados. Mejor que cuando uno esta capacitando a personas acostumbradas a los cinco puntos.

1- Explicar la importancia. (Punto de vista del estudiante)

2- Hacer el trabajo mientras que se explica paso por paso.

3- Explicar el trabajo mientras que el estudiante hace el trabajo.

4- El estudiante hace y explica

5- El maestro cacha al estudiante haciendo el trabajo bien y lo felicita.

Alternativas

Hay muchas maneras de pasar información de una persona a otra. En lo que has leído has aprendido el sistema mas poderoso de todos. Es el sistema que se usa en los servicios militares cuando tienen que capacitar a miles de personas para ponerse en frente de un enemigo con rifles, cañones y bombas atómicas de veneno.

Tienes que entender que bajo estas condiciones de entrenamiento se tienen que usar las mejores herramientas en el mundo. No hay segunda oportunidad puesto que si no se aprenden bien todas las cosas para ganar la guerra, la vamos a perder.

Durante los primeros años de los 1940 los EEUU estuvieron en dos guerras a la misma vez, no solo defendiéndose pero también defendiendo lo que era el mundo libre y en todos los continentes.

De un día al otro, de diciembre 6 de 1941 a diciembre 7 de 1941 el mundo en la cual la juventud se despertaba a una hora decente, con todo el día para gozar de escuela, compañeros, el cine, la novia se desapareció y fue reemplazado por una trompeta a las 6 de la madrugada seguido por día tras día de aprender como matar y como defenderse.

En menos de tres meses estos jóvenes estaban manejando tanques y buques, volando aviones, reparando aparatos electrónicos, manteniendo maquinas enormes en los huecos grandes naves y haciendo trabajo que era imposible de imaginar antes de su capacitación.

Puedes desarrollar un vídeo demostrando tu proyecto con la idea de dar capacitación con el vídeo. Puedes escribir un libro pero si no puede recibir retroalimentacion no hay seguridad que el estudiante aprenda lo que se requiere.

Este curso es el primero en la cual el estudiante lee, hace, regresa ejercicios, hace pruebas y existe una comunicación entre maestro y estudiante a la distancia. Es como si estuviéramos en la escuela, pero la escuela de la vida real. Tu haces tareas que concuerdan con tu trabajo pero por las cuales estas aprendiendo a manejar proyectos. Estamos, tu y yo, rompiendo miles de paradigmas del pasado. Con tu retroalimentacion yo sigo mejorando el curso y cada vez que sale una sesión nueva a un nuevo grupo de estudiantes ellos reciben valor agregado que tu me has dado durante el transcurso.

Si reduces todo este curso en solamente una lista de puntos que se tienen que llevar a cabo para lograr el éxito en el manejo de proyecto, te vas a dar cuenta que lo pudieras aprender en un día. Pero sin tener la razón, la motivación, el entendimiento del valor del carácter de uno con respecto a las personas con quien vas a trabajar, los puntos no valen nada.

Todos ven una lista como algo tan común y corriente que no le hacen caso. En este momento tu tienes que entender que la herramienta que vale mas de todo, se encuentra en el papelito y la cuestión de listas.

Por ultimo

Estas a punto de retirarte de tu proyecto. Lo pusiste en marcha, desarrollaste los sistemas de control que puedes pasar al supervisor de ese departamento, y has entrenado a la persona o personas que van a continuar.

Lo ultimo que tienes que hacer es pasar toda la documentación a las personas que serán responsables. Posiblemente las personas en mantenimiento necesitan el catalogo de partes y sugerencias de cuando poner aceite o cambiar las bandas, o???

El criterio de requisitos para los operadores, vendedores, analistas, o X de tu proyecto XX se ha definido y existe en cuadernos de tres anillos o en archivos en las oficinas del nuevo dueño.

Le das la llave al nuevo supervisor y te retiras. Has cumplido, y ahora tu bebe ya creció y tiene su propia vida.

Con orgullo lo pones en tu resume.

En la siguiente sesión veremos mas en detalle como sobrevivir en el mundo de proyectos mientras sigues haciendo el trabajo normal y rutinario que piden de ti y de como poder lograr aun mas proyectos que son vital para tu éxito y felicidad.

¡Espero tu tarea!