Wayne Lundberg, CMfgE 1562 Olive Ave

Wayne Lundberg, CMfgE 1562 Olive Ave.

Chula Vista, CA 92011 (619) 656-1005

EXITO A TRAVES DEL MANEJO DE PROYECTOS

El éxito en los negocios siempre es el resultado de gente haciendo más de lo ordinario a través de la ejecución de proyectos llevados a cabo a tiempo y al costo previsto

La ejecución de proyecto, tanto como el desarrollo de fin, etapas y recursos es como la guerra de guerrillero cuando se compara con lo que es diplomacia. México sin la revolución sería otro México. Los Estados Unidos sin el cuatro de Julio también sería otra cosa. El proceso de cambio, elemento esencial en el adelanto de la empresa - sería imposible sin la técnica de manejo de proyecto.

La fuga de lógica en lo que es la ciencia de administración en

estos días es la falta de un departamento encargado de la

ejecución de proyectos. Al presente los proyectos se hacen a través de un sistema informal,- casi a contras con la administración.

Los que toman la responsabilidad de llevar a cabo los proyectos casi siempre son rebeldes, o muestran características de rebeldía. Son los campeones de cambio. Y pueden ser los primeros en perder su chamba cuando el negocio empieza a sufrir. Se menciona esto aquí, adelante de todo, porque en el acto de reconocer problemas, se encuentran las soluciones. Usted, como futuro líder de proyecto, va a encontrar aquí en estas paginas la formula para ejecutar proyecto Y la formula para sobrevivir y poder hacer proyecto, tras proyecto.

En breve

- un proyecto consiste del nombre del proyecto, una breve descripción de lo que se tiene que hacer,

- cuándo se tiene que empezar y terminar,

- quien va hacer que,

- cuanto cuesta, -

- que son los beneficios.

Al empezar a trabajar un proyecto se enfoca en Tarea (etapa), Recursos y Tiempos. El líder empieza con un mapa de los eventos usando una grafica Gantt:

El costo del proyecto se determina al principio cuando se definen todas las tareas (etapas) relacionadas con el proyecto. La palabra tarea indica la actividad que se tiene que hacer y la etapa es el tiempo en la que se hace. Durante el resto de este papel la palabra 'etapa' se refiere a tarea y tiempo.

Es importante realizar aquí, inmediatamente, que los costos pueden tener una gran distancia entre costo bajo y costo alto. Si la empresa tuviera todo el tiempo en el mundo, el costo seria muy bajo puesto que se podrían buscar gangas. Frecuentemente el tiempo desde comienzo a terminación del proyecto se tiene que hacer con marcha rápida y no hay tiempo para seleccionar lo más barato. Pero aunque se compre pagando premio por tenerlo rápidamente, casi siempre resulta en un ahorro a la empresa puesto que el proyecto se llevara a cabo a tiempo. Tiempo casi siempre tiene mas valor que el costo de las cosas individuales en el proyecto. No siempre, pero más que lo que uno espera bajo condiciones 'normales'.

Por ejemplo - Una máquina rinde 500 piezas al día. Cada pieza se

vende a $20. Las Ventas están subiendo y el mercado esta dispuesto a comprar 750 al día. Ingresos a la compañía cuando se venden 500 es de $10,000 - si se podría vender los 750 seria $15,000. El costo de una nueva máquina seria de $100 al día pagándolo en dos años. El flete para la máquina de Chicago a Tijuana en tren costaría $2,000 y tardaría un mes. Enviar la maquina por avión para ensamblar en Tijuana costaría $5,000 y tardaría una semana. Cuál seria su opción?

(Perdidas de $5,000 al día por 22 días = $110,000 - Con la inversión de $3,000 más del costo barato de flete podemos poner $107,000 en la caja fuerte)

El punto aquí es que cuando se maneja proyectos, las formulas de costo y negocio cambian drásticamente. Los Proyectos tienen como fin el aumento de producción y calidad que dan un resultado directoque es LA CREACION DE DINERO.

La profesión de contabilidad indica que un costo es un costo. Que al gastar dinero se anota en los libros la cuenta y la cantidad sin darle importancia a lo que compra el dinero que se gasta. Administración de negocio como profesión pone atención a los gastos en la misma forma. Estas profesiones tienen su raíz en Venecia y Holanda. Los mercadotecnicos de Venecia y los bancarios de Holanda usaron el dinero como método de intercambio. Si se compra una piel en Candada por el equivalente de un gramo de oro, se tendrá que vender en Paris por el equivalente de tres gramos de oro. Uno por el transporte y seguro y otro para la empresa en forma de recompensa (ganancia o provecho).

Cuando surgió el mundo técnico de herramienta y potencia mecánica se descubrió que las riquezas se podrían producir, que habían más alternativas que la matanza de castores para poner dinero en el banco. Pero las figuras en los libros de los contadores no reflejan este cambio. Al presente, gastos para infracciones se consideran al igual de peso con dinero que se usa para comprar una herramienta aunque la herramienta va a producir riquezas y la multa es un costo sin rédito.

Se menciona esto aquí con la misma razón que se mencionó el peligro de ser un líder. Napoleon lo dijo - "El conocer al enemigo es vencerlo".

El líder de proyecto en la mayoría de los casos también es el originador de la idea que resulta, después de una serie de juntas donde se 'vende' la idea en el proyecto. Ud. bien puede imaginar que este 'rebelde' que vende su idea y agarra apoyo de gerencia ahora tiene que lograr éxito. Esto, contra la costumbre de contabilidad y la costumbre de hacer el negocio como siempre lo hemos hecho.

Entonces, que armas tiene este rebelde haciendoce líder? Tiene la lógica y comprobación de que a través de la manufactura se CREAN las riquezas del país. Alta filosofía! Quién le va hacer caso?

Esto siempre es el dilema.

Basta recordar al lector que solamente hay cuatro fuentes de la creación de dinero en cualquier nación del mundo. No es el gobierno que depende de impuestos del sector productivo. No son los licenciados ni doctores que cobran dinero ya existente. Son: la agricultura/pesca/ganadería, minería, manufactura y transporte/mercadotecnia.

La venta y compra, el tiempo libre asociado con el nacimiento de la civilización humana, fue porque el agricultor pudo darle de comer a mas gente que el cazador. Y así ha seguido el desarrollo humano. Hoy, manufactura, es la fuerza mas importante en la creación de dinero para cualquier país. El proceso de convertir materia prima a consumibles es la tarea de maquinaria, herramienta, entrenamiento y sistemas que solamente el ingeniero de producción puede hacer.

Para simplificar la imagen de este proceso vea Ud. en su pantalla mental una prensa que cada segundo le da golpe an un pedazo de estaño y plata para producir una moneda llamada un dólar. Así es la manufactura. Cada segundo la máquina de producción convierte algo con un costo de centavos a una cosa de valor que la gente compra con gusto pagando una buena recompensa al fabricante.

Entonces, Proyectos son las palancas de ejecución de los objetivos del negocio.

Actividades típicas que se pueden hacer a través del sistema de Manejo de Proyecto incluyen:

- Empezar un negocio

- Construir una casa o la octava maravilla del mundo

- Determinar el requerimiento de una máquina o una herramienta y ponerlo a trabajar

- Buscar hombre/mujer, encontrar, casarse, hacer una familia

En el primer párrafo de este papel se dijo: +----------------------------------------------------+

¦ El éxito en los negocios siempre es el resultado ¦

¦ de gente haciendo más de lo ordinario a través ¦

¦ de la ejecución de proyectos llevados a cabo a ¦ tiempo y al costo previsto. ¦ +----------------------------------------------------+

Cada moneda tiene dos lados. Del otro lado de esta moneda se

dice: Cuando falla un proyecto casi siempre es porque una persona no recibió la información o motivación para cumplir con su deber.

He aquí un dilema.

En empresa de clase mundial (venden producto en cualquier parte del mundo, a precio competitivo, de alta calidad, y ganan dinero haciéndolo) líderes de proyecto no se dejan que una persona responsable por una etapa no lo haga. En empresa común - empresa que no va a poder sobrevivir en esta nueva etapa, los 'líderes' apuntan su dedo de culpa a los demás. Se desquitan con la simple excusa "se lo dije, se lo dije bien al fulano - pero me fallo!".

En las juntas donde se discuten los proyectos, uno puede observar dos filosofías. Clase mundial, el líder reconoce ante sus compañeros que el (ella) es el responsable. Empresa común, el líder reconoce ante sus compañeros que es culpa de sus compañeros. Favor de reflexionar aquí unos segundos. Esto es muy importante. Porque se deja la empresa que esto suceda? Porque se deja la empresa perder oportunidad tras oportunidad, porque los líderes no toman la responsabilidad?. Será porque la empresa es tan pesada con burocracia que no puede cambiar?

Entonces, antes de empezar este curso en manejo de proyecto

hemos descubierto tres problemas de importancia mayor:

1 - Líderes de proyecto son como el centro de un 'tiro al

blanco'.

2- Contabilidad, dinero e inversiones no siguen las normas.

3- El éxito de un líder de proyecto DEPENDE de la ayuda de

otras personas.

Por implicación se puede decir que el líder de proyecto no es gerente. O sea, no tiene el poder de dar ordenes a todos para la realización del objetivo.

Permíteme un momento para relatar una estupenda fábula.

El Sr. Garner, Director de Operaciones para Plantronics de Santa Cruz en California le dijo al nuevo ingeniero de mantenimiento en Plamex, Tijuana, B.C., México: "Quiero que pongas en operación un centro de mantenimiento".

Pepe - (nombre que le vamos a dar a este pobre ingeniero) - dijo "Dame el dinero"

Carlos Garner contesto: "Dime cuánto quieres"

Pepe: "No se - dime lo que quieres y dame el dinero y te lo hago"

Carlos: "Como voy a saver? Soy el jefe - no el ingeniero. Tu dime, y te doy el dinero."

Pepe: "Pero...."

Carlos: "Mira, si no lo puedes hacer tu - porque te estoy pagando?"

Pepe: "No! Yo lo hago! - Espera - Te va a costar mil dólares!"

Carlos: "Como saves?"

Pepe: "pues..."

Carlos: "Saves lo que es manejo de proyecto?"

Pepe: (humildemente) "no"

Carlos: "Toma esto - léelo, y ven a mi oficina en dos días"

He aquí tres lecciones:

- El manejo de proyectos require que uno mismo tome

responsabilidad.

- Requiere un descubrimiento de que es lo que se va a

requerir.

- Los gerentes esperan y demandan que ingenieros y

practicantes de ingeniería puedan desarrollar proyectos.

Es como decir que cuando el publico viene a una fiesta taurina van a encontrar por lo menos un torero, un toro feroz con dos cuernos bien punteados y cerveza fría. Gerentes al encontrar un tipo que no entiende proyectos, lo van a tratar como si no estuviera en el mismo mundo.

En el caso de Pepe y Carlos Garner esto es lo que paso:

Pepe estudio este papel (el que Ud. tiene en sus manos) y empezó a hacerse unas notas. Se acordó de centros de mantenimiento que había visto, de cosas que el mismo había querido hacer desde que se involucro en el negocio de mantenimiento, y puso su imaginación a la vista en el futuro pensando en lo que debería ser una buena operación. Cada nota que hizo en el papel le dio ideas para más puntos. Al rato tuvo tres paginas de notas, todas de su imaginación, experiencia y esperanzas.

Con un sentido de gusto que nació dentro de su pecho, radiando con un calor a todo su cuerpo, Pepe empezó a ponerle datos a cada punto, quebrando los puntos en acciones que podrían hacerse por una persona en un dado tiempo.

Al día siguiente, después de una noche sonando de un lugar mágico, donde se encontraba todo lo que uno necesita para mantener una planta con toda la maquinaria trabajando, empezó a leer el librito otra vez - empezando aquí - donde dice que es lo necesario para empezar un nuevo proyecto.

EMPEZANDO UN NUEVO PROYECTO

REQUISITOS Y HERRAMIENTA

·Escritorio limpio, todo guardado.

·Nombre del proyecto, breve, con emoción, de alta visibilidad Limite absoluto, el día en la cual si no se completa el proyecto todos mueren.

·Un 'padrino' en la alta gerencia.

·Recursos requeridos, dinero y gente. Puntos de tiempo clave, milestones.

·Teléfono y máquina para contestar llamadas, (un fax). Cuaderno de tres anillos y mucho papel.

·Archivo de 31 días.

·Cuaderno con diario, calendario y espacio para notas.

·Si es la costumbre en la empresa de usar mapas, croquis, PERT, GANTT u otra forma de resumen tabular, tener a mano programa en computadora como Timeline o Easy Project.

·Lista completa de vendedores y una biblioteca técnica a su disposición.

*******************

Dejamos a Pepe y regresamos a lo que son proyectos y, porque son necesarios en la vida del ingeniero de producción tanto como para gerentes y otras personas en la mayoría de los negocios.

Se definen proyectos, como actividades necesarias para llevar a cabo los objetivos básicos y necesarios para lograr los objetivos del negocio. En el mundo de la manufactura estos proyectos normalmente caen en una o dos de las siguiente cuatro categorías:

1- Algo que va a reducir costos.

2- Algo que va a dar mejor calidad.

3- Algo que va a aumentar lo que se puede producir.

4- Algo que va a aumentar la protección de los humanos contra accidentes industriales. (Seguridad).

En el mundo de los negocios hay muchas otras cosas que también requieren la aplicación de la ciencia de manejo de proyectos. Por ejemplo, el desarrollo de nuevos productos, abriendo y penetrando nuevos mercados, estableciendo nuevas sucursales, comprando otra empresa, entrenamiento de personal, cerrando fabricas, etc.

En la vida personal también nos puede facilitar cosas como encontrar con quien casarse, establecer una casa, crear una familia, competir en la profesión, etc.

Ud. como nuevo practicante de proyectos podría observar una persona en la línea tomando demasiado tiempo para hacer un agujero en dos piezas de metal antes de juntarlos con un remache. He aquí una oportunidad de lucir y de demostrarle al mundo en general que Ud. es un buen ingeniero que save exactamente como mejorar el trabajo de esta persona. CUIDADO!

Fácilmente Ud. podría visualizar este 'proyectito' como actividad de un dia. Comprar taladro y entregarselo al operador.

----------------------------------------------+

La gente en el piso, supervisores y gerentes bien saben que este proyectito va a requerir mas que esto. En el mundo real, este proyecto bien podría parecerce como sigue:

+--------------------------------------------------------------+

¦ Etapa Recurso T I E M P O ¦

+--------------------------------------------------------------¦

¦ Proyecto: Darle al operador un taladro de 3/8 ¦

¦ ¦

¦ Desarrollar un plan X ¦

¦ Especificar taladro X ¦

¦ Vender la idea al Sup.X ¦

¦ Pedido a Compras X ¦

¦ Recibir cotización X ¦

¦ Vender idea al operador X----X ¦

¦ Apruebo de gerencia X----X ¦

¦ Apruebo de mantenimiento X------X ¦

¦ Escribir orden de compra X ¦

¦ Desarrollo de ilustración de trabajo X--X ¦

¦ Recibir taladro X ¦

¦ Dárselo al operador X ¦

¦ Instrucciones de seguridad X ¦

¦ Entrenar al operador X ¦

¦ Monitoria del proceso X----X ¦

¦ Verificar regreso de inversión X---X ¦

¦ Entrega de proceso a supervisor de producción X ¦ ¦ ¦

+--------------------------------------------------------------+

Su problema no va hacer en el desarrollo de las etapas - sino en el recibir apoyo dentro de la organización para ejecutar este cambio. La resistencia al cambio es universal. Poca gente quiere cambiar lo que están haciendo, el ambiente donde se encuentran, el método de trabajo. Siempre hay resistencia. Y aquí es donde la magia del manejo de proyecto logra lucir, O sea, sin

conocimiento del sistema de manejo de proyecto no se puede llevar a cabo los cambios necesarios para que continue el negocio como una empresa capaz de ganar réditos en un mercado competitivo. En México eso es una filosofía muy nueva. Antes de la ley de maquiladoras una empresa casi tenia un monopolio para cobrar lo que quería. Naturalmente no hubo razón para forzar cambio y pocos fueron los ingenieros de producción en aquellos días. Negocios del gobierno como Altos Hornos y Pemex, tanto como Aeronaves y Ferrocarriles no tenían ni una razón para mejorar. Acuérdese lo que paso con Aeronaves recientemente después de la venta.

Como dijo Napoleon: "El conocer el enemigo es vencerlo." Relato estas notas porque si uno entra a una empresa con la esperanza de hacer cambios de mejoramiento para demostrar sus habilidades de ingeniería lo van a destruir. Hay que saber como!

Su problema, trabajando dentro de la organización, será en el recibir apoyo de sus ideas y proyectos no solamente de la gerencia, pero de las personas que están trabajando en la línea

tanto como supervisores de producción y otros.

La buena noticia es que cuando uno esta trabajando un proyecto, el proyecto lleva con sigo mismo la autoridad para hacerlo. Esta autoridad es mucho mayor que un ingeniero empezando a trabajar. Pero es una autoridad que el ingeniero tiene que vender a sus socios, trabajadores y supervisores. O sea, que con la autoridad del proyecto, el ingeniero tiene la autoridad de pedir favores para llevar a cabo el proyecto, pero esto tiene peligro en que si no se hace con humor y simpatía se lo van a regresar con interés en un punto en el futuro.

La herramienta más adecuada para lograr este punto de comunicación es con figuras, datos y escrituras. El mostrarle a un supervisor que el nuevo aparato va a cambiar estas líneas en el mapa de producción... o al gerente que este proyecto va mostrar una curva ascendente a la calidad y una curva descendiendo

a lo que es costo... O sea, quitarse uno mismo de la línea de fuego y poner datos, croquis, mapas, esquemas para darle apoyo a sus ideas.

El Proyecto.

Ud. es el líder de un proyecto. Todos están de acuerdo que tal y cual se va a lleva a cabo en X tiempo para terminar el día X de

el mes X. La gerencia ha prometido darle los recursos en personas y dinero para llevar a cabo este proyecto. La recompensa de su trabajo, que cuando se maneja proyectos siempre hay que hacer el trabajo normal a la misma vez, es que los gerentes van a decir: "Al terminar este proyecto, a tiempo, bajo costo, vas a poder empezar otro." Nunca dicen lo que implican estas palabras (..."si no lo cumples nunca te vas a salir de esta posición...")

Vamos a cubrir los puntos en mas detalle:

Nombre del proyecto. Esto es una parte critica, más de lo que implican las tres palabras ya usadas.

Por cualquier nombre, una rosa es una rosa. Pero para proyectos el nombre puede ser la causa mayor de la falla del proyecto. Casi nunca asegura el éxito, pero en muchos casos es la falla mortal.

En primer lugar Ud. como líder de proyecto va a estar caminando por diferentes partes de la planta y pidiéndole a diferentes personas que le ayuden con algo con respeto al proyecto. Por ejemplo en la instalación de una maquinilla para doblar chinchicuelas con fuerza motriz de aire a presión. Se la va ha tener que pedir de los de mantenimiento que le pongan una manguera con aire regulado a 70 libras.

Se acerca al supervisor de mantenimiento que esta furioso porque el fulano no le entregó el recibo de una compra pagado con caja chica. Ud. le va a pedir un favor. El esta pensando en la venganza. Ud., en el proyecto. En el primer momento de abrir la boca Ud. pone a riesgo todo lo que sigue. Es critico el establecer el porque esta Ud. allí molestando a esta persona. Ud. es un ingeniero nuevo, una nada! Pero, como somos buenas personas, con un nombre de chispa, que lleva carácter humano -

no es serio - no implica trabajo duro - al mencionar el nombre del proyecto tiene su atención y en ese segundo el sabe que su autoridad viene del proyecto. De la empresa. También, con un nombre así con carácter, da una razón para sonrisa y chiste. O sea, se levanta el mantel de "tarea" y se convierte en algo de interés, posiblemente como de juego.

Con llamadas telefónicas, notas, correspondencia, en juntas y tomando cerveza con los amigos después del trabajo, el nombre del proyecto debe prender imágenes claras a los oyentes y lectores.

Nombre corto, que prende imágenes mentales.

En una época en el distante pasado, cuando todavía se consideraba que el reconocer la figura de una mujer como milagro, y cuando se podía apreciar tal belleza, tuve un proyecto que nombre "Seno de Charo" (Charo, la cantante y comedianta) principalmente porque la máquina tenia que cortar a través de curvas complejas con programación adecuada para la tarea. Naturalmente cada vez que mencioné mi proyecto recibí sonrisas y silbidos agradables.

Trabajando en un proyecto por la Caterpillar le di un nombre de "Pistola de seis tiros" puesto que era una máquina de seis estaciones totalmente automatizada durante las horas de la noche para cargar y descargar un horno para soldar metales de alta temperatura.

El establecer la comunicación inmediata es de mayor importancia. Si Ud. puede crear una imagen de lo que va a hablar así de rápido, luego a referírselo con esfuerzo mínimo, se establece el parecer del famoso teléfono rojo que tienen todos los presidentes en el mundo. Si Ud. tuviera un teléfono rojo en su escritorio bien sabría quien le esta llamando! Queremos lograr este tipo de intercambio mental, imagen y sentido, de nuestro proyecto.

Limite Absoluto

Desde el momento en la cual se concibe la idea de un proyecto se va a reconocer, subconscientemente si no en otra forma, que hay un momento lógico cuando se puede comenzar el proyecto y una esperanza imaginativa y especulativa de cuando se puede terminar.

En asuntos biológicos como el de crear una nueva vida, no tenemos estas opciones. Pero Ud. va a encontrar que en la vida del ingeniero el rito de tiempo es casi tan fuerte que la de la naturaleza. Es increíble, pero antes de pensar en el proyecto no hay horario, pero al vender la idea a los gerentes, de repente

se requiere no mañana, pero HOY mismo! Que Esperas!

Como dije hace un rato: Proyectos se piensan y se hacen para el establecimiento de mejoramiento de producción, calidad y costos. Cuando se le pone dinero al asunto es cuando aparece la urgencia del proyecto. Recuérdese que muchas veces la urgencia de tiempo es mas importante que los gastos para llevar a cabo el proyecto.

Hay dos 'estilos' de proyecto:

- Fast Track (Vía Rápido)

- Regular

Sencillamente, proyectos de 'vía rápido' terminan con menos días consumidas en el calendario pero llevan mas riesgo. Proyectos 'regulares' se hacen con más tiempo y más seguridad de éxito. Aquí se ve la diferencia:

+--------------------------------------------------------------+ ¦ Etapa Recurso T I E M P O ¦

+--------------------------------------------------------------¦ ¦ Comprar terreno José X ¦

¦ Diseño Miguel X ¦

¦ Pedir Mat. Pepe X ¦

¦ Contratar gente IR X ¦

¦ Construcción Cont. X ¦

¦ Ocupar edificio Todos X ¦

¦ Inst. Máquinas Equipo X X ¦

¦ Entrenamiento Hardy X ¦

¦ Comenzar trabajo Todos X ¦

¦ Corregir Todos X ¦

¦ Entrega a producción X ¦

+--------------------------------------------------------------+

Lo de arriba es representación de 'Vía Rápido, lo de abajo representa lo 'Normal'.

+--------------------------------------------------------------+ ¦ Etapa Recurso T I E M P O ¦

+--------------------------------------------------------------¦ ¦ Comprar terreno José X ¦

¦ Diseño Miguel X ¦

¦ Pedir Mat. Pepe X ¦

¦ Contratar gente IR X ¦

¦ Construcción Cont. X ¦

¦ Ocupar edificio Todos X ¦

¦ Inst. Máquinas Equipo X X ¦

¦ Entrenamiento Hardy X ¦

¦ Comenzar trabajo Todos X ¦

¦ Corregir Todos X ¦

¦ Entrega a producción X ¦

+--------------------------------------------------------------+

En la vida real del ingeniero de producción casi nunca se hacen las cosas con calma. En el 90% de los proyectos el método común es el de 'Vía Rápido'.

La empresa Hewlett Packard es un ejemplo reconocido mundialmente como 'empresa de clase mundial'. Escuchan a sus clientes, son detectives cuando se trata de buscar nuevos mercados y usos para sus productos e ideas, y hacen un dineral para sus socios. El tiempo de promedio para el desarrollo y entrada al mercado para un nuevo producto es de dos años. En comparación con General Motores, el más grande gigante dando sus expiraciones mortales al presente, se tarda más de seis años para el desarrollo de un nuevo modelo de automóvil. Y el modelo siempre se parece al del año pasado!

Chrysler con la introducción del Viper cambió las reglas en las empresas automovilísticas y lo hicieron a través de manejo de proyecto tipo 'Vía Rápido'. Involucraron a todos los vendedores que ellos creían que iban a proveer partes para ese automóvil. Dieron ordenes de compra para herramienta, moldes y partes ANTES DE TERMINAR EL DISEÑO! Se sabia que una puerta iba a tener un tamaño X, más o menos unas cuantas pulgadas. Se sabe que tarda en

llegar el material para empezar a darle maquinado a los moldes. Pues las máquinas estando listas para empezar a cortar metal es cuando llegaron las dimensiones a través de computadoras comunicando de si mismas vía teléfono. En menos de tres años se realizó un nuevo carro, no una modificación de los del año pasado, pero uno nuevo. Nuevo totalmente. Los que han visto fotos de este carro bien lo saben!

Francamente, para ingenieros con imaginación y ganas de hacer cambio en el mundo, no hay nada que hierve la sangre como estar involucrado en un proyecto, bien manejado, de 'Vía Rápido'.

*********

Tiempo. El tiempo cuando se comienza. El tiempo cuando se termina.

Luego los tiempos para cada etapa en el proyecto. Los tiempos no obedecen nuestras esperanzas, deseos de tiempo libre ni nada. Pero es nuestro deber el tomar control total de lo que es el tiempo. Pocas cosas en la vida humana demandan la atención tan drástica a lo que es el tiempo, que los proyectos.

El tiempo para tomar una prueba. Esto es proyecto también!

Se sabe cuando es la prueba. Se sabe que son los elementos esenciales para poder pasar la prueba. Se sabe cuando y donde va hacerse la prueba. Y nadie, pero NADIE puede cambiar el cuando, el tiempo, y el contenido de esa prueba.

Proyectos en la vida real son del mismo estilo. Es buena fortuna que son los ingenieros que manejan proyectos. Más que nada, porque es el ingeniero que bien sabe que no se pueden evitar las malditas pruebas y que no es posible dárselas a otra persona. O sea, a través de la metodología de la universidad, se prepara el estudiante para la locura del manejo de proyecto.

Entonces, al concebir el proyecto la persona sabe mas o menos cuando se tiene que empezar y cuando debería terminar.

El proyecto empieza con una nota en el cuaderno del ingeniero. La nota requiere atención y se le da. Se imaginan todas las cosas que se tienen que hacer para llevar a cabo el proyecto. Se hace una nota para cada acción. Cada acción se va a convertir en una tarea con tiempo, una etapa. Se le va a dar un recurso humano, el ingeniero o una persona quien le va a ayudar con esta tarea. Las notas se hacen largas y la noche empieza hacerse más ligera, como el nacimiento de la madrugada.

Todo lo que se va hacer empieza en la mente del creador del proyecto.

Todo le que se ha hecho en el mundo por humanos fue primero concebido en la imaginación de una persona.

Todo lo quiere uno lograr se puede lograr a través del desarrollo de manejo de proyecto. Quiere Ud. ser multimillonario? Fácil! Dedíquese al desarrollo en detalle de cada etapa del plan y ponga el plan a trabajar. Se lo voy a advertir desde ahorita: No se va a lograr el encontrar multibillones sin realizar que es lo que se va a vender en cambio de ese dineral. Que en cambio puede hacerse si solamente hago lo siguiente:

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------------------------

--------------------------

Mis socios que empezaron siendo mis estudiantes todos me conocen como "el que no nos deja ir ni al baño sin nuestro cuaderno".

El cuaderno es el alma del ingeniero. Las ideas vienen con tanta rapidez que si no las agarramos con letra en el cuaderno se nos van, y pocos regresan. Al momento de pensarlos creemos que son tan buenas estas ideas que se van a quedar con nosotros toda la vida. Con movimiento casual de los hombros continuamos haciendo lo que estabamos haciendo. En una semana ni es memoria esa idea, que bien podría ser el foco de Edison, el avión de los Wright Brothers, el carro barato de Ford o la pared en el palacio de las bellas artes de Diego de Rivera.

Con paciencia querido lector. Estamos creando una red, que

parece que nunca termina, pero con esta red vamos a cachar una Diana.

Estamos hablando de tiempo, imaginación y notas en el cuaderno. Las materias primas para el desarrollo de proyectos. Ud., persona bien leída, con cultura y educación, sabe que cuando los maestros de la gran universidad hablan de proyecto dicen cosas como: "Pert Chart, Gantt Chart, Critical Path, Timeline, Task Analysis, etc."

Pero aquí estamos hablando de la vida real, la habilidad del ingeniero de producción en sobrevivir el ambiente de la fábrica que tiene que competir en el mundo para sobrevivir en si mismo.

Esta es guerra de guerrillero. Que nunca se le olvide!

Pero no se relaje pasando este tema de lo que es el tiempo y la furia que el tiempo nos saca de nuestro ser. Porque al mismo paso hay otra montaña en nuestro paso, y es una montaña que le hace ser un enano al Monte Everest.

Responsabilidad.

Sin duda, sin duda alguna, lo que separa los que van a llegar a ser presidentes de empresas o jefes de ingeniería, o gerentes de operaciones, y los que pasan a través de la vida humildemente comiendo migajones de las mesas de los patrones, es en lo que se llama responsabilidad.

Un ejemplo: Pepe le dio al Sr. Gardner una lista de todo lo que se tenia que hacer para establecer un centro de mantenimiento. El Sr. Garnder le dio una cuenta con la que podía delegar a compras y a otras oficinas de la empresa las etapas para cumplir con el proyecto.

Pepe tuvo que comprar un montón de cosas. Estas cosas tenían que llegar a tiempo a la empresa en Tijuana después de haberlos recibido en los EEUU y el papeleo de entrada a México. O sea: cada compra se tenia que hacer en esta forma:

- Orden de compra al comprador

- El comprador poner la orden en EEUU

- El proveedor entrega a la agencia de aduana

- La camioneta de Plamex a recoger la cosa

- Recibir la cosa en Plamex

- Avisar a Pepe que la cosas han llegado

- Pepe recibir las cosas, comprobar que es lo que se quiere

- Pepe regresar el 20% de las cosas

- Regresar a pedir las cosas

Pepe bien sabia que Manuel, el comprador, tenia un millón de

cosas que comprar, con ordenes de su jefe. Pepe sabia que Manuel

no tenia nada que ganar por hacer el esfuerzo para darle atención a lo que quería Pepe.

Pepe en este momento tiene dos opciones. Hacer lo que casi siempre se había hecho, Dar la orden de compra a Manuel en forma de papel con una nota y fecha de cuando se requiere la cosa. (Bien sabiendo que de esta manera Pepe podría ir a la junta en dos semanas con el Sr. Garnder y decir "Le di la orden a Manual hace más de diez días y no lo he recibido, que lastima!"

O: Pepe, reconociendo que las cosas están cambiando con la llegada del Sr. Gardner y que si Pepe quiere seguir trabajando en Plamex, que tiene que ser un poco más abusado. Que el sistema de administración permite la disculpa de "Pues se lo di a la persona encargada y todavía no lo tengo." Pero que la persona con quien Pepe iba a subir de ser un técnico a ser un gerente era a través de el Sr. Gardner. No solamente eso, pero la vida de la empresa dependía en hacer cosas en una forma que deja moverse al frente de la competencia y asegurar las chambas de todas las personas en la empresa.

Reconozca aquí un elemento clave de manejo de proyecto. Aunque el jefe diga "Haga esto", no es verdad en todas ocasiones. De vez

en cuando el jefe va a decir "Haga esto" con el motivo de alejarle a Ud. a una esquina donde nunca lo van a ver los de arriba. Al otro lado de la moneda, el decir "Haga esto" significa "Haga

esto" venga lo que venga, guerra, huracán, terremoto o inspectores del gobierno o huelgas. Ud. tiene que poder leer la cultura y estrategia burocracia en donde trabaja.

Tiene Ud. que saber en que tipo de empresa esta Ud. trabajando. También tiene que reconocer que en empresa de clase mundial va a encontrar enclaves de corazón duro como los que van a morir y le van a matar a Ud. porque ellos ya se acomodaron a la idea.

Tenemos que hablar más de esto, pero por el momento es necesario seguir de frente con lo que es el manejo de proyecto.

Las montañas, rocas y ríos sin puentes se van a encontrar en la misma compañía que Ud. esta sirviendo, como dijo Napoleon "El conocer al enemigo es vencerlo". O sea, sabiendo que el comprador, el chofer, la secretaria, todos, no tienen

obligación para hacer lo que Ud. quiere, es conocer al enemigo. Sabiendo esto, el gerente de proyecto lleva a la conclusión el proyecto a través de la fuerza de gallina.

Ha visto Ud. una granja donde hay muchas gallinas? Siempre están rascando para tragarse un grano de arena y rascando para tragarse un grano de maíz. Rascan sin fin. Nunca terminan. Al amanecer están en la tierra rascando. Al ponerse el sol están rascando. Buscando una piedrita, un grano de maíz, una araña, un gusano, una piedrita. Nunca terminan. Al amanecer están en la tierra rascando .........

El líder de un proyecto se tiene que hacerse como la gallina. Cuando se acerca a una persona en la administración es con humildad, casi como limosnero. "Oye, Raul, me haces un favor?"

El líder bien sabe que Raul le va a decir que si. Pero que a lo mejor se le va a olvidar en una hora. Pues entonces? El líder, sabiendo esto, se le va a acercar a Raúl al ida siguiente. "Oye, Raúl, te dieron problemas los vendedores del motor X?"

Que puede hacer Raul? Aunque no ha hablado con los vendedores le va a decir al líder "No, todavía no se cuando lo pueden mandar. Hay te voy dando las noticias."

Con sonrisa interna, sin dejar que Raúl lo vea en sus ojos, el

líder de proyecto tiene lo que necesita. Reconocimiento de Raúl.

En la vida real, Raúl va ha comunicarse con el vendedor en una de dos oportunidades en el primer encuentro con el líder. Después de la pregunta al día siguiente, se puede contar con un 80% de que si se va hacer el contacto.

Pero el líder sabe esto. Entonces, en tres días el líder se le acerca a Raúl y dice "El precio que te di es de un catalogo del año pasado. Cuanto te dijeron que iba a costar ahora?"

Raúl esta sintiendo las pinzas apretándole al corazón. En primer lugar dijo que si había hecho contacto con los vendedores. Ahora esta cometido porque nadie NADIE quiere admitir una mentira.

Esto es el juego de Jui-Jitsu que tiene que jugar el líder de un proyecto. (Jui-Jitsu: método de pelea en el oriente dónde el que amenaza se lanza contra la víctima y la víctima usa la fuerza del ataque contra el atacante).

No tiene la autoridad de un jefe.

No puede dar ordenes.

Es responsable de un proyecto que significa más que la tarea que esta siendo el comprador en ese momento.

Tiene que hacerse gallina para lograr el éxito.

Su 'pistola' se encuentra solamente en el dicho. Napoleon lo dijo "El conocer al enemigo es vencerlo" El líder de proyecto tiene que tener la habilidad de navegar en aguas llenas de tiburones y rocas (la administración y la burocracia) y llegar a la meta.

No es para gente que se ponen pálidos a la vista de sangre.

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Si el lector, Ud., no se ha dado cuenta que líderes de proyecto tienen mucho en común con Jesús....

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El presidente de Caterpillar empezó como maquinista de torno, luego fresadora en Peoria, Illinois, Planta 1 de Caterpillar

hace 30 años. Estudió en las noches. Se metió con los ingenieros cuando tenían juntas en la noche. Aprendió el manejo de proyectos y se dedicó a este proceso. Con inteligencia y tenacidad de gallina logro pasar a todos en su camino para llegar a ser el presidente la empresa más grande del mundo en equipo de construcción.

El presidente de Chrysler, Lee Iacocca, empezó como vendedor de carros. Fue inventor de sistemas para vender más carros y puso sus ideas a trabajar a través de manejo de proyecto. Que más podemos decir?

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Si uno piensa en lo que se ha relatado en las ultimas paginas, uno puede ver la enorme cantidad de detalles y datos con que tiene uno que luchar para llevar a cabo el proyecto.

La herramienta para esto se encuentra en el cuaderno y archivo de 31 días. Temas de las cuales hablaremos después.

Este librito contiene todos los elementos de sabiduría y técnica para tener éxito en llevar a cabo proyectos. No dejaremos ni una piedra sin que se estudie de arriba y abajo. Aquí se le va a enseñar, Ud. tiene que rendir la prisa y agarrar la filosofía.

Que se ha dicho: El proyecto tiene que tener un nombre con la cual se puede empezar la comunicación. Tiene que tener un tiempo en la cual se empieza y se termina. Tiene que tener una lista en detalle de todas las cosas que se tienen que hacer. Tenemos que tener una habilidad de convencer a los demás en la organización que nos den lo que se requiere para llevar a cabo el proyecto y esto se hace siéndose gallina y limosnero. Sabemos que solamente los líderes de proyecto pueden salir del trabajo común y ordinario para moverse hacia la oficina con escritorio de madera fina. También sabemos que los líderes de proyecto tienen en su pecho el dibujo de un tiro al blanco.

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Pero esto no se enseña en la escuela!

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En la escuela aprendemos la aplicación de energía hacia la conversión de materia cruda a un producto para consumo humano o para mejorar la vida humana.

Aprendemos la técnica, métodos, ciencia de materiales, y más para ponerlo todo hacia el beneficio de nuestros gerentes en la empresa donde vamos a trabajar.

Todos salimos de la universidad o tecnológico pensando que con nuestro entrenamiento e inteligencia nos van a dar la oportunidad de mejorar los procesos de producción y manufactura.

Que no nos pagan para hacer esto?

BIENVENIDOS al mundo real. No. Las esperanzas del recién graduado son esperanzas. Este papel es para ponerle el vinagre y el limón para que se adelanten un paso de los demás, y de los del pasado. Como digo Napoleon: El conocer al enemigo es vencerlo. Y el enemigo casi siempre es nuestra organización, nuestra empresa, nuestra burocracia. No la competencia.

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UN PADRINO EN LA ALTA GENERCIA

Casi siempre el recién graduado al hacer su entrevista con la empresa con quien va a trabajar, tiene una oportunidad de conocer al jefe del jefe del jefe a quien se va a reportar el nuevo ingeniero. Esto es un rito bien establecido en la mayor parte de las empresas. Mi éxito, en parte, es porque al conocer al jefe del jefe del jefe le pregunto cosas y le pido su numero de teléfono y su permiso para llamarle cuando tengo una pregunta sobre la filosofía en general de la empresa, como póliza y dirección hacia el futuro.

Ud., querido lector, bien podría pensar que este acto es casi insubordinación y que mi supervisor no le va a gustar, etc. Que no se hacen así las cosas! El nuevo ingeniero que piensa adelantarse en la empresa tiene que tener un amigo en la alta gerencia! Si no lo tiene, nunca puede ejecutar cambio. Sin hacer cambios no tiene visibilidad. Sin visibilidad nunca puede progresar. Sin progresar no hay aumentos de sueldo ni puestos más

importantes. El no tener el número del teléfono, y la habilidad de

hacer la llamada, a una persona en alta gerencia, es no poder hacer su trabajo.

Esto no indica que se van hacer muchas llamadas. No. Solo con que todo el mundo sepa que el ingeniero tiene el número del teléfono y el permiso para llamar a Don Grandisimo, es suficiente. Es la protección que necesita. De vez en cuando lo tiene que usar. Pero no es frecuente.

Esta relación se conoce como Champion and Sponsor en la literatura de administración en Ingles. Podemos decir que es como Campeón de Cambio por parte del ingeniero, y Padrino por parte del gerente o director de operaciones. Podría ser el presidente!

Cada gerente de calidad busca los rebeldes en su equipo. No se escribe esto en forma oficial, no se publica a través de los memos y notas en la empresa. Y no se habla de esto entre supervisores y gerentes. Pero la cultura se ha establecido y los que llegaron arriba llegaron porque ellos mismos fueron rebeldes y tenían un padrino quien les dio la reata cuando estaban al punto de caerse de la barranca, a empujones de supervisores y gerentes de en medio. Acuérdense que la empresa consiste de personas y que las personas temen a los que vienen a cambiar lo establecido. El ingeniero es campeón de cambio, es una amenaza.

Los de arriba reconocen este dilema. El nuevo ingeniero que no hace la lucha para establecer comunicación con un padrino va a recibir un movimiento de cabeza de los de arriba como diciendo "pobre, ahí va otro sacrificio a los gerentes y supervisores de en medio, pobre inocente".

Porque si el nuevo ingeniero no sabe esto al entrar a la entrevista es que no tiene la sabiduría para crecer y ser eficaz - de tener la visibilidad - para deveras llevar a cabo los cambios necesarios para que la empresa continúe con sangre caliente en sus venas.

Estas paginas bien podrían ser las paginas más importantes que el estudiante de ingeniería podría aprender. Si no toma ventaja de la oportunidad de establecierse como persona que sabe lo que es el mundo durante esas primeras entrevistas, nunca sale de donde lo meten al principio.

Uno tiene que reconocer que hoy ida no existe el tipo de organización del pasado cuando una persona entraba a la chamba y se quedaba toda su vida con la misma empresa. El tiempo, en promedio, en la cual se queda un ingeniero en una empresa, en los EEUU, es de 3 años. En Japón y empresas Japonesas la estancia si es de una vida. En empresas Japonesas el ingeniero tiene la obligación de ejecutar cambios a través de un sistema de orden en la cual todos están de a cuerdo. No buscan rebeldes los Japoneses. Buscan gente que calladamente puedan hacer el trabajo. En empresas Japonesas no es necesario tener un padrino en posiciones altas en la empresa, estos señores están en la planta, tienen sus escritorios dónde se hace el trabajo. Es una cultura enteramente diferente.

Estas paginas están dirigidas hacia el ingeniero que quiere trabajar por una compañía típicamente Norteamericana o Canadiense. Lo demás, organización, tiempos, dinero, etc. es igual para cualquier empresa en el mundo.

O sea, el riesgo de cumplir proyectos a tiempo y bajo costo, el riesgo de no tener padrino, y el riesgo de nunca recibir un aumento sin que se haya visto por gerentes de arriba, es típico

de empresas norteamericanas y no del Japón.

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RECURSOS REQUIRIDOS - DINERO Y GENTE

La autoridad del proyecto viene de la empresa. El proyecto bien podría haberse empezado con una idea de una persona trabajando en el piso de la planta, o un gerente, o el ingeniero. Después de haberse desarrollado y presentado a la alta gerencia para aprobación, el proyecto tiene cuerpo y tiene vida porque ahora se puede gastar dinero y poner a trabajar las gentes que son necesarias.

El ingeniero encargado del proyecto tiene que solicitar gente de otros departamentos y no siempre a través de la cadena de supervisores. Más que nada, el ingeniero se presenta directamente a un socio y le pide ayuda. En otros casos los supervisores se juntan, porque Ud. se los pidió y al presentarles el proyecto Ud. les va a pedir 'voluntarios' que los supervisores van a nombrar. Sea como sea, el líder del proyecto tiene que identificar los jugadores y presentarse ante ellos con las listas de quehaceres y tiempos cuando se necesitan.

Puesto que el ingeniero no tiene autoridad de supervisor, esto tiene que hacerse con la voluntad de la persona quien lo va a hacer. El líder tiene, a fuerzas, que ser buen vendedor.

La gente que le va hacer el trabajo se lo va hacer porque el líder del proyecto parece que tiene futuro en la empresa y que si se le hace esta chamba ahora, posiblemente en el futuro se acordará y le dará a esa persona otra oportunidad para lucir.

Así son las cosas.

No todas las personas que le van a dar una mano con el proyecto tienen que ser de la empresa. Vendedores técnicos, profesores y maestros, socios en otros campos de ingeniería, asociaciones profesionales y técnicas, bibliotecas, oficinas del gobierno - y más - pueden rendir trabajo hacia la meta del proyecto.

Nos movimos adelante días de 8 horas se hicieron 10 con tanto entusiasmo. Nos estabamos lanzando hacia el límite absoluto. Señor Zalkind, nuestro presidente y el Señor MacPhearson se comprometieron en preparar documentos para solicitar más dinero de Inversión de la compañía matriz. Agentes de ventas estaban llegando de todo el país y el buque de Mac estaba en de idea y vendría del puerto para entretenerles a todos. Cambios se estaban haciendo que nosotros los constructores de máquina no

sabíamos. En la oficina los gerentes y vendedores, inversionistas y consultores estaban hablando de ventas a las empresas mayores del mundo como IBM, Hewlett Packard, Motorola. Pensaban que solamente a través de ventas de 100,000 unidades al mes a 100,000 al año so podía hacer buen negocio.

Atrás, en el taller, estabamos construyendo una maquina flexible, cpáz de producir 100 piezas, luego cambiar a 2,000 piezas de otro estilo, luego a cambiar para hacer 500 de un prototipo, etc. O sea, estabamos construyendo la capacidad para poder producir pocas unidades a precios igual a lo que sería cuando se hacen en mayoreo.

Considere Ud. un momento: El precio de metal en polvo es arriba de $20 dólares la libra. El precio del mismo metal en hoja es de treinta centavos de dólar ($0.30) por libra. No hay ingeniero en el mundo que no podría desarrollar un sistema de dados y troquel para hacer lo que quieran, con el uso de metal de hoja - con lo que se ahorraría sobre el precio de polvo. La verdad es que el proceso de metal en polvo es

excelente para corridas ejemplares y de prototipo pero no en grandes cantidades.

Al ida siguiente, después de que se fueron los inversionistas, nos llegaron las ordenes de desmantelar nuestro equipo y nos fuimos a la calle sin chamba.

Nota final: Form Physics quebró en menos de seis meses después.

Pongámosle un punto final a lo que son Milestones, o Etapas Criticas con solo decir que si quiere invitar a la mala suerte, la falla, la perdida, entonces no planeé estas juntas. Con seguridad va a fracasar.

Teléfono y lo de más.

En la lista de chequeo se puso como el séptimo punto el teléfono, maquina para contestar llamadas y un fax. Si hay mas equipo en el mercado para facilitar comunicaciones, pero no son tan necesarios como las cosas simples aquí mencionadas. Hay gente que les gusta pagar un dineral para teléfono celular, el uso de computadoras con impresoras de muchos colores, secretarias y corredores. Como un buen fotógrafo lo puede hacer uno con cámara simple sabiendo las relaciones entre luz, velocidad del lente y tipo de película.

O sea, el conocimiento de lo que se tiene que hacer, y como hacerlo, es mas importante que toda la maquinaria moderna en el mundo.

Ponga con lo de arriba un cuaderno de papel, un archivo de tamaño libro con 31 divisores, uno para cada día del mes, un cuaderno de tres anillos y un libro con calendario y espacio para apuntar nombres, teléfonos y fechas.

Posiblemente esté Ud. pensando "¿Pero porque nos está diciendo estas cosas que todo el mundo ya sabe?" Es porque hay una gran misconcepción de lo que es el manejo, supervisión, o coordinación de proyectos. Hay libros, cada libro con mas de 930 páginas conteniendo fórmulas y gráficas en lo que es el manejo de proyecto. En las escuelas se le da mucha importancia a lo que se llama "Método de Camino Critico", Compresión y Descompresión de Redes", Nivelación y Asignación de Recursos", "Ruta Critica", "CPM & PERT", etc.

Solo puedo decir que después de mas de treinta años de éxito con el manejo y desarrollo de proyectos nunca he usado mas de lo que he puesto en esta lista. Para el ingeniero practico y real, el que va a salir al mundo a llevar a cabo los cambios necesarios para lograr empresa de clase mundial, no se necesitan muchas cosas. Lo que se necesita es responsabilidad, audacia, inteligencia y la habilidad de tener a mano el estado de cada etapa, de cada chamba, de cada cosa que entra al proyecto. O sea, la atención al detalle de miles de cosas que tienen que estar en mil lugares, en tiempos del reloj indicados por millones de tiempezillos a un costo la cual se le puso al proyecto antes de empezar.

Lo mismo que comer un elefante - ¿como se hace? - mordida por mordida. Así se manejan proyectos, rompiéndolos en mordidas y dominando el consumo, a tiempo, donde se tiene que morder, y quien tiene que tomar la mordida.

El éxito en manufactura, como en tantas otras cosas, es el tener lo que se tiene que tener, donde se tiene que tener, cuando se necesita. Y siempre hay un montón de cosas, lugares y tiempos.

Tickler file

(Archivo que da cosquillas)

En el futuro el humano encargado de proyectos va a estar alambrado a una computadora. Cuando hay que hacer algo, la compu mandará un toque al humano quien va a despertar de su sueño, y a responder a la orden.

Al presente se usa un archivo de tamaño de libro grande con 31 separaciones, una para cada día del mes.

Pepe, nuestro técnico de mantenimiento ha desarrollado una serie de cosas que se tienen que hacer para lograr establecer un centro de mantenimiento y reparación para la planta. Está en su escritorio pensando en todo lo que le falta hacer. No tiene apuro, aprendió bien las lecciones de manejo de proyecto y lo esta ejecutando.

Es el día 10 de Agosto. Agarra todas las paginas sueltas que se encuentran en la separación de ese archivo para el numero 10. Son tres paginas. Los pone en su escritorio y lee la primera: "Telecon Ramón re. cabinetes." Escrito a mano, en lápiz, diagonalmente sobre la pagina. Un poco mas abajo "Dijo que el día 12 tendría la primera para hacer pruebas..."

Pepe se acuerda que no ha hablado con Ramón en el taller de carpintería por dos o tres días. No se acuerda si ha visto progreso con los cabinetes. Levanta el teléfono y hace una llamada. Ramón no se encuentra. Pepe le deja un mensaje con la recepcionista de la empresa para que cuando regrese Ramón lo reciba. El mensaje: "Como estamos para el día 12?"

He aquí el secreto, revelado otra vez, de tener éxito con proyectos. La responsabilidad de aceptar responsabilidad y el "conque" de equipo y sistemas para llevarlo a cabo. Un recordatorio simple, antes del tiempo, es para darle un mensaje a Ramón que el proyecto es de importancia, que su participación es importante, y que Pepe no se le va a olvidar. Para Ramón, va a pensar que Pepe es el tipo de persona que no se le olvidan los favores - y que es buena idea tratar de cumplir con el.

Tan importante es la visualización del proyecto ya completo. Con cuaderno de papel a mano, se empieza el proyecto y cada etapa con una palabra escrita. Primero la idea, luego las palabras que dicen lo que son las cosas, luego el tiempo, dinero y recursos humanos.

Todos tenemos ideas. Podemos imaginar de un palacio a un

viaje romántico, una carrera a un proceso de manufactura. La diferencia entre los que sueñan y los que hacen, es en el acto de cometer la idea a papel y luego seguirlo a través de etapas. Punto por punto. Bajo control total.

Por ejemplo:

Digamos que Ud. tiene que establecer un centro de control de calidad en la fabrica.

Visualice en su pantalla mental el proyecto completo desde el color y tamaño de la piedra pulida hasta la gente que tiene que trabajar en ese ambiente. ¿Como entran al lugar, como salen, tiene calefacción, se puede ver el mar?

Apunte todo lo que se ve en esa pantalla.

Se va a colocar cerca a la pared del poniente, junto a la puerta

que abre hacia el taller.

Se necesita un enchufe de 110 voltios junto a la mesa.

Una mesa de acero para sostener la piedra pulida.

Un cabinete montada en la pared con puertas envidriadas. Un operador bien entrenado

Documentación de ingeniería y procesos.

Algo que medir - esperando en una mesa cerca a la puerta. Algo que se ha medido y espera marcha hacia la bodega. Que se hace con cosas que nos mandaron que no sirven? Controles de calidad escritas

Tome una hoja de papel y apunte todas las cosas que van a requerir mas tiempo. Póngales prioridades. Determine cuales van a ser los elementos que le dan limites de tiempo. O sea, cuales van a determinar el tiempo en la cual se puede ejecutar el proyecto. Igual que la mujer embarazada que tiene que esperar nueve meses, hay cosas en proyectos que no podemos cambiar y lo demás tiene que marchar al paso de estas limitaciones.

Haga un mapa simple con estos tiempos y limites. Estos van a ser los portales por donde se controla el tiempo. Uno tiene que hacer todo lo posible para tener listo lo necesario para atravesar ese portal cuando es tiempo.

Es necesario apuntar estos limites tan pronto posible. Por ejemplo el 16 de Septiembre no se trabaja, ni el cuatro de Julio en los Estados Unidos. El buque sale de Londres solamente cada viernes. El gerente de compras de la planta principal solo se encuentra el primer día del mes. Se tardan tres días para llegar los planos de la planta de Santa Cruz. Los graduados del Instituto terminan en Mayo y Junio. Maestros están de vacaciones durante el 15 al 30 de Agosto.

Luego estudie los elementos y tareas que requieren lo mas trabajo o se tardan mas. Hacer un tramite con el gobierno federal se requiere tres meses o mas. La construcción de una pared de concreto se requiere por lo menos un mes o mas. El hacer una caja de madera toma una semana con lo que es el encontrar un maestro con tiempo libre, que se ponga de acuerdo con el precio, que se compre la madera.

Con estos elementos Ud. puede, y debe, construir un mapa de eventos dándole mas tiempo a los que lo requieren.

No se olvide ponerle tiempos cuando Ud. tiene que forzar a la gerencia a las juntas de etapas criticas (milestone meetings).

Ahora, cuando se empieza el proyecto cada línea de notas se convierte en listas de los 'quehaceres' y el comienzo del control del proyecto. Digamos que la primera línea en su lista es de comprar el cabinete para ponerlo en la pared sobre la mesa de la piedra pulida. Por experiencia o porque alguien se lo ha dicho Ud. reconoce que se tiene que pedir de una empresa en Nueva York y que se va a tardar mas de tres semanas. Arranque el papel y empiece con pagina limpia. Apunte el numero de teléfono de la empresa de quien va a comprar el cabinete. Haga la llamada y ponga la orden de compra. Apunte con quien hablo y que se dijo con respeto a precio y entrega.

Supongamos que le dijo Tom que cuesta $125 y que se pone en flete el día siguiente y que normalmente se tardan diez días. Guarde esta hoja de papel en el cosquilleo para el día de hoy mas diez días. En diez días Ud. va a sacar este papel, con otros, y va hacer algo. Una llamada a los que reciben paquetes para recodarlos que esta esperando

una caja de Nueva York. ¿Que no ha llegado? Es posible que si ha llegado pero mas probable que no. Pero ahora los que reciben producto a la fabrica saben que no es caja ordinaria de productos que se tienen que armar, pero es algo para un proyecto y estarán a la vista.

Regrese el papel en el archivo del día de hoy mas tres. En tres días hay que tomar acción mas fuerte si no ha llegado el cabinete. De todos modos, Ud. esta en control del asunto. Ud. sabe que es lo que esta pasando y que es lo que se tiene que hacer. Esto es 99 por ciento mas do lo que hacen la mayoría de gente - y la razón por la cual Ud. va para arriba y los demás se quedan donde están!

Proceda a la siguiente tarea que se tiene que hacer y repita el proceso de tomar acción y hacer notas, poner en archivo, y tomar la responsabilidad del proyecto.

Sin el 'cosquilleo' no puede Ud. ser líder de proyecto. Esta herramienta le permite dominar los millones de cosas que se tienen que hacer para llevar a cabo los proyectos. No solamente en un proyecto, pero porque la mayor parte del trabajo de ingeniero es a través de proyectos y se tienen que controlar - no, dominar - docenas de proyectos al mismo tiempo. Unos que se terminan en un día, otros en un año, otros en meses. Pero cada proyecto tiene muchos elementos, muchas tareas y dependen del trabajo y dedicación de muchas personas. El cosquilleo es la palanca que le permite vencer al dragón.

Puntos de Interés

Nunca permítase el pensamiento ni el egoísmo de que porque se lo dijo a alguien que se va a hacer. Especialmente en nuestra cultura que sufre del "Si Señor, para mañana se lo tengo." Ya sabemos que la definición de mañana no es el día que sigue, pero un tiempo indefinido en un futuro indefinido de la cual no podemos saber ni adivinar. Si nosotros, al pedirle una chamba a un maestro de maquina herramienta que nos tenga el aparato listo en dos días, somos responsables de ver que si tiene el conque de hacer la tarea ese día, y que el día siguiente tiene gente trabajando sobre el proyecto. La excusa de "No es mi culpa, se lo dije hace una semana..." no sirve. Si sirve en empresa que esta declinando y esta en camino a la ruina. Pero no en empresa donde solo a través de cambio se logra el éxito.

¡Con cuidado!

Siempre camine con su cuaderno en mano. Al recibir ideas de otras personas que son buenas y que requieren atención es buena idea apuntar estas ideas en el cuaderno. Muchas van a convertirse en forma de ordenes o pedidos para voluntarios. El que está mas preparado es el que va a recibir las oportunidades de hacer mas tareas. Acordándose que a través de proyecto es como se agarra la luz y la vista de los de arriba. Y francamente, aun si no quiere uno subir el escalón de líderes, siempre es buena idea tener enfoque con el padrino. Porque si uno nada mas quiere hacer el trabajo de ingeniero, es necesario tener el respaldo del padrino. Y sin tener la demostrada habilidad de líder de proyecto no se puede conseguir chamba de ingeniería ni en las cosas mas humildes.

Entonces, cuando recibe instrucciones apúntelos inmediatamente. Desarrolle estas instrucciones en forma de proyecto y escriba un memo al jefe o a la persona quien le dio la orden para verificar que así lo quiere y que se puede hacer con este costo para este día. No se puede imaginar el gusto que le va a dar a este jefe al recibir este memo del ingeniero. Es lo que se busca y raro se encuentra.