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El Proyecto |
The Project |
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En el manejo del proyecto
solo hay cuatro puntos, pero son cuatro puntos que requieren un dominio total
y ni un minuto sin desviar atención. 1-
Actividades bien nombrados 2-
Tiempo y ‘Etapas Críticas’ 3-
Recursos 4- El responsable |
There are only four critical points that you
must take complete control of in order to have a project succeed. Disaster
will strike if you lose sight of any one of them. 1-
A memorable
name for each activity. 2-
Timeline and
Milestone meetings. 3-
Resources. 4-
Responsibility. |
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Esta es la gráfica Gantt
mas común para la presentación de un proyecto. Existe un sin fin de arreglos
y cada empresa trata de establecer ciertos parámetros para facilitar la
comunicación. La gráfica en esta pagina
viene de un programa de software “Project Manager PRO” de Softkey a un costo
de $9 dólares en CD ROM. |
This is a Gantt chart; a picture of a project
in motion. There are countless ways to present a project and each
organization has it’s own parameters for showing progress as a means to facilitate
communication. This particular example comes from a software
package called “Project Manager PRO” from Softkey at a cost of some $9 dollars
on a CD ROM. |
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Una gráfica Gantt es un
breve resume de todo lo que ha ocurrido y lo que viene en el futuro con
respecto al proyecto. Atención: Mucha gente
piensa que la gráfica en si es lo mas importante del proyecto y pagan mucho
dinero en software que contiene tantos detalles que uno se pierde en la
presentación y deja el proyecto sin líder. Yo soy una persona que usa
computadoras y mas de 30 programas de software como profesionista. PERO NO
USO UN PROGRAMA DE COMPUTO PARA MANEJO DE PROYECTOS. Existen varias razones
como verán. Solamente uso este programita de $9 para dibujar el proyecto. |
A Gantt chart is a brief summary of
everything that has happened and what will happen in the future of the
project. Attention!: A lot of people think that the
chart itself is the most important part of the project and spend a lot of
money on software that allows the user to input an infinite number of entries
which takes up time and usually distracts the project leader. I am a heavy
user of software with over 30 programs used on a regular basis as a
professional. BUT I DON’T USE THE COMPUTER TO MANAGE PROJECTS. There are many
reasons for this as you will see. I only use this little $9 program to draw
the Gantt chart. |
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Regresemos al primer
párrafo de este papel. Son cuatro puntos claves que uno tiene que dominar
para lograr el éxito en el manejo de proyectos. Entiende, un proyecto
consiste de miles de detalles y cada detalle se tiene que llevar a cabo
durante un período bien definido. Tu, como líder del proyecto no lo puedes
hacer todo. Tu éxito depende en tu habilidad de actuar como director de
orquesta sinfónica. Cada jugador (músico) sabe hacer lo que tiene que
hacer un comprador, un violinista, un
almacenista, un trombonisa…. Tu no
sabes tocar el violin ni trombón. Pero sabes a que velocidad tienen que tocar
y cuando tienen que tocar. El reto para ti es de
convencer a estos músicos que ya están tocando con toda fuerza para sus jefes
y sus departamentos – QUE TOQUEN PARA TI TAMBIEN - ¡Sin pago! |
Let’s go back to the first paragraph of this
exercise. There are four key points that you must totally dominate in order
to succeed in project management. Understand this; a project consists of
thousands of details and each detail must be executed during the very well
defined time-frame. You, as the leader of the project can’t do it all. Your
success depends on your ability to act as a director of a symphonic
orchestra. Each player (musician) knows how to play their instrument, like a warehouseman knows
his stuff, a trombone player knows his… You know may not know how to play a
violin nor a trombone. But you know at what speed they must be played. Your challenge is to convince these players
who are already playing for the main orchestra – their normal work and bosses
– that THEY MUST PLAY FOR YOU ALSO - and without pay! |
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Empezamos: Sales de la
junta en la cual recibiste la luz verde para manejar este proyecto. No
importa en este momento si fue un proyecto que tu llevaste a través de
negociaciones o lo recibiste a través de una delegación. Lo imperante es que
ahora, desde este segundo, el reloj se ha puesto en marcha y no va a parar
hasta no llevar el proyecto a su fin. Lo primero que tienes que
hacer es sacar tu lista de donde se origino el proyecto, o, empezar una lista
en base al resultado esperado del proyecto. Como te dije desde el primer día
del curso, los puntos de tomar notas, hacer listas, sacar presupuestos, análisis,
uso de las cuatro leyes naturales… todo se tiene que hacer si uno desarrolla
su propio proyecto o si te lo entregan como tarea. Revisa tu lista en este
momento. Seguimos con la idea que llevaste a cabo todas las tareas durante
estas primeras tres semanas. Vendiste tu idea, y ahora lo vas a convertir a
la realidad. |
Lets get
started. You just came from a meeting where you got the green light to start
this project. It does not matter at this moment if the project was initiated
by you or if it was delegated to you. What is important is that now, from
this second onward, the clock is ticking and it will not stop for anything
until the project reaches it’s conclusion. The very first thing you must do is either
find the original list of all that must be done, or create such a list now.
You must project your mind’s eye into the future and see the project at work.
Then back-track every item that had to take place for it to become reality.
This means extensive note-taking, thinking, jotting ideas, listening,
imagining and research. Use the four natural laws and start writing. Review your lists to this moment. I am
assuming that you have executed all assignments up to this moment and that
you sold your idea and now you are going to bring it to reality. |
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Toma unos minutos para
pensar como convertirás un proyecto que te asignan vía delegación o tarea a
lista, análisis, costo, leyes naturales y arranque. |
Take a few minutes to think about how you
would convert a project being delegated to you or via some other method and
put the four laws to work. |
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Tu lista es el mapa que
tienes que seguir. Cada punto tiene que ser convertido
a una actividad que se lleva a cabo por alguien en X tiempo y a X costo. He
aquí la formula total de un proyecto. Nada mas, nada menos. Ahora veremos la
manera de atacar cada uno de los cuatro puntos requeridos por cada cosa y su
actividad. |
Your list is the map you will be following. Each and every item must be converted into an
activity which must be done by somebody, in X time and at X cost. This is the
total formula for a project. Nothing more, nothing less. Now you will learn
how to attack each and every one of the four points you must adhere to for
each item. |
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Primero - Un proyecto no
es nada mas que una etapa mas grande que el total de etapas que se tienen que
llevar a cabo. La palabra etapa abarca las cuatro actividades por cada punto;
una etapa es una actividad llevada a cabo en cierto tiempo a cierto costo por
alguien responsable. Es posible que tu proyecto sea una etapa de un proyecto
a nivel de la dirección. Para la persona manejando una etapa de tu proyecto,
es proyecto para ella. Y si ella
tiene que delegar etapas, son proyectos para las personas quien la esta
asistiendo. |
First - A project is nothing more than a task
on a larger project which must be managed. The word ‘task’ means that each
activity is executed with the four key steps clearly in mind. A task is an
activity which is carried out within a certain time limit and through a
responsible person. A project could be a task as viewed by senior management
involved in a larger project. For a person running a task from above, the
task itself is the project. And if you delegate tasks, these become projects
to those who will execute them. |
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Compara tu lista de
observaciones, tiempos, costos, actividades, etc. con el ejemplo que sigue. |
Compare your list of observations, times,
costs, activities, etc. with the following example. |
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El ejemplo es simplemente
el desarrollo de un nuevo producto. Puede ser de una fabrica, puede ser en
tienda, restaurante, edificio y tiene una aplicación universal en cuanto a
proyectos. |
This example is nothing more than the
development of a new product. It could be a new factory, a store, a
restaurant, building or whatnot and has a universal application as to projects.
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Lista de Materiales Para Ensamble "Chromalight" |
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BOM for the new Chromalite |
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Numero de |
Dibujo |
Hacer o |
Lider |
Proveedor |
Orden de |
Empieza |
Termina |
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Parte/ PN |
Drawing |
Comprar |
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Supplier |
compra |
Start |
Due Date |
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Make/buy |
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PO |
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23234 |
23234 |
Comp/buy |
Tomas |
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23-34 |
23-34 |
hacer/make |
Lilia |
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23-35 |
n/a |
com/buy |
Tomas |
McMaster |
23-35pp |
6/6/99 |
7/1/99 |
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23-36 |
n/a |
Comp/buy |
Victor |
Newark |
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Siempre empiezo un
proyecto con un mapa de cada cosa que se tiene que hacer o comprar. Al
empezar un proyecto tu página va a tener nada mas que papel en blanco. Poco a
poco se va llenando al cumplir cada hueco. En este ejemplo puedes ver la
serie de actividades para cada ‘cosa’, cada renglón. Desde el diseño, o sea
determinar todas las características de esa cosa, de donde viene, se hace o
se compra, quien tiene la responsabilidad, cuando puede empezar y cuando
tiene que terminar. En esta gráfica no puse costo. Debería estar para la mayoría
de hojas de trabajo. |
I always start a new project with a map such as this with the item in the first column followed by make/buy decisions and so forth. There will be a lot of white paper! Then little by little, day by day the form begins to fill and soon you focus your whole attention to the few remaining blank spaces. This is the key to mastery over projects. You will clearly see the progress that must take place for each item to reach a sound conclusion. I did not put cost in this example, we will later. |
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Cualquier programa de
computación que incluye ‘spreadsheet’ como Lotus 1-2-3, Excel, As-Easy As,
etc. te puede facilitar el trabajo. Repito,
no te recomiendo programas complejos como Microsoft Project ni
Timeline. (Solo si tienes una persona a quien le puedes delegar el
mantenimiento hora por hora de todos los detalles que existen (van a existir)
en otros lugares. |
Any spreadsheet program on your computer such as Lotus 1-2-3, |
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El éxito en ser líder de
un proyecto es en proporción directa al control y dominio de las miles piezas
de información que tienes que dominar. Para esto existen dos herramientas de
valor increíble. Son; un cuaderno y un archivo de 31 días. El cuaderno es
preferible, para mi, el de tres
anillos con papel rayado, con divisiones. El archivo de 31 días es portátil y
se venden en cualquier papelería a precios de ganga. |
Your success as a project leader is in direct proportion to your mastery over the thousands of bits of information that you must dominate completely. The fundamental tools for this are; a three ring binder, a 31 day accordion file. My favorite is a three ring binder with ruled pages and dividers. The 31 day accordion file should be light and portable and can be bought at any office supply store. |
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Regresamos al punto en la cual saliste de la junta con
la luz verde de lanzar tu proyecto. Pones las etapas en papel como hemos visto.
Ahora tienes que hacer contacto con personas para poner el proyecto en
marcha. ¿Como vas a comunicarle a tus colaboradores lo que estás haciendo? Tu
has invertido una gran cantidad de tiempo en el proyecto pero son pocas las
personas que se dan cuenta de la importancia, el tiempo, y el resultado
esperado de lo que vas a manejar. Vas a tener que
explicarles lo importante del proyecto y la importancia que ellos le van a
dar al negocio por su participación en tu proyecto. Si tienes que relatar la
historia cada vez que te encuentras con alguien, te vas a cansar rápidamente,
tus colaboradores van a correr al verte venir, y vas a fallar. |
Lets go back to when you came out of the
meeting with the green light to start your project. You have listed all
actions. Now you have to get people to help you get things going. How are you
going to communicate with them? You have probably spent a lot of time on
developing your project and you know it inside and out. You also know the
value of it. But do your co-workers? Do they know how important this project
is to the organization? You are going to have to ‘sell’ your idea now
to co-workers in order to get them to cooperate with you. If you have to sell
your project each time you have contact with each co-worker you will never
get anywhere. You must discover a short-cut method for getting their
attention again and again as you move toward your goal. |
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Por eso el nombre del
proyecto es tan importante que el proyecto, y las actividades, tengan un buen
nombre. ¿Que es un buen nombre? “Titanic” Que viste en tu
imaginación al leer estas 7 letras? Siete letras ponen en marcha una serie de
imágenes que en la vida real requieren mas de tres horas en verse en la gran
pantalla del cine. O, una serie de escenas imaginarias de un gran buque,
chocando con hielo, gente en pánico, el frío…. Muerte. Has de estar preguntando
¿Adonde vamos con esto? Otra vez, tenemos que
regresar a uno de los primeros ejercicios de este curso, el del mapa mental.
¿Lo estas usando? (Requiero tu respuesta tan pronto llegues a este punto.) La tarea de esta sesión
consiste de tres cosas. Uno, el responder a la pregunta anterior . Segundo,
el nombrar tu proyecto de acuerdo con lo que sigue. Tres una gráfica Gantt de
tu proyecto en forma simple. (No importa si no has vendido tu proyecto. Pero,
si es que has logrado la luz verde esto cuenta como un punto extra para ti.) El nombre: Si eres padre o
madre de un infante, has puesto mucho tiempo en pensar e investigar el
nombre. Bien sabes el efecto durante la vida de una persona el nombre que
tiene. Para un proyecto es aun
MAS importante el nombre porque ese nombre bien puede ser la razón del éxito,
o de la falla. La escena del principio de
este papel: Sales de la junta con la luz verde. Revisas tus papeles y las etapas
que se tienen que llevar a cabo. Vez que la etapa que requiere mas tiempo que
todos se tiene que lanzar inmediatamente. Los demás pueden seguir después,
pero ahora mismo tienes que identificar el proveedor de (la maquina, el
software, el equipo, el edificio….) Y por eso necesitas establecer una
relación con el departamento de compras. Pero antes, tienes que definir las
especificaciones. Nunca te has presentado en las oficinas de compras, solo
sabes que un Pedro… fulano, trabaja allí. ¿Te vas a acercar directamente a
el, o tienes que buscar el permiso de su jefe, una persona al mismo nivel que
el jefe de tu supervisor? ¡Acuérdate! Tienes la
autoridad de la persona quien te dio la luz verde. Pero no lo vas a utilizar
sin tener la necesidad. Pero con esta idea en la mente te da ánimo, fuerza de
carácter, de enfrentarte a la bronca. La situación no es muy
diferente que la del día en la cual quieres invitar a una chica que apenas
conoces al cine. O vise versa. En unos cuantos segundos
tienes que levantar el interés de una persona que esta haciendo su trabajo de
acuerdo con las exigencias de su supervisor y normas del departamento. Aquí
vienes tu, persona desconocida, o persona de otro departamento, pidiéndole
algo que es fuera de la rutina. Si, le puedes decir que el Sr. Director te
pide que le pidas…. Etc. Pero esa estrategia solamente se usa cuando uno ha
chocado contra una pared inmóvil. Pero si tienes un nombre
que prende luces en la imaginación, que indica claramente el proyecto que
estas manejando, y que tiene algo de alma, entonces hay mejor probabilidad de
respuesta positiva. Por ejemplo, un proyecto
mío durante mi tiempo con Rohr fue el de establecer un centro de trabajo para
cortar laminas de aluminio y titanio con agua y arena de alta presión y un
robot, después de haberse formado por
medio de presas y moldes. Llevaba conmigo un cuaderno con la primera pagina
una foto de Charo (actriz bien reconocida por su talento pero también por sus
senos) y una foto de un ejemplar de metal con curvas impresionantes. Nombré a
mi proyecto “Charo”. Al presentarme ante
empleados de diferentes departamentos pude demostrarles mi proyecto en unos
cuantos segundos. Al regresar, al dar seguimiento a mi proyecto, solo era
necesario identificarme por teléfono o en persona como representante del
proyecto “Charo”. Primero la sonrisa de reconocimiento, enseguida con “¿En
que te puedo ayudar?” Este es el resultado que
buscas con un nombre distintivo, de alta visibilidad en la imaginación, y con
algo con carácter ‘sexual’. Quieres establecer una comunicación a nivel de
lógica, pero también quieres que tu oyente prenda su hemisferio derecho, el
de la imaginación, arte, sentido y emoción. Con un nombre
sobresaliente para tu proyecto tomas el primer paso hacia el éxito. El nombre
te facilita la comunicación entre individuos, departamentos y durante juntas.
Nunca olvides que tu proyecto es amenaza para ciertas personas, causa dudas
en otras, envidia en algunos y tal
vez entusiasmo en otros. |
The key is in creating a catchy, memorable,
emotion-laden name to the project. The name must conjure the image of your
project instantly. “Titanic” What did you visualize the moment you read
these seven letters? Seven letters that in the movie took some three hours to
create. Yet in an instant your mind converts a single utterance into myriad
images that flash through your mind instantly. A grand ship, icebergs, panic, the cold… death. You might be wondering where we are going
with this first of the four keystones to project management success. Once again we must return to the first
lecture of this course when we touched on Mind Mapping. Are you using it? (I need to hear from you on this.) Your homework assignment for this session
consists of three things. One, to respond to this question. Second, the name
of your project in accordance with what follows. Three, a simple Gantt chart
of your project with the major tasks. It does not matter if you have not sold
your idea yet. Use your imagination and pretend it is so. If you are running with a green light you
get an extra point! The name. If you are a father or mother of a
child you have put a lot of time in thinking and investigating names. You
know the effect a name will have on a person as they grow through life. For a project it is even MORE important because
it may well be the fulcrum upon which success or failure of the project
depends. Your research in hand you study which tasks
will take the longest and which ones must start immediately. Some can start
later, but at this moment you must define priorities. For instance, you need
to discover who the supplier will be for the machine, software, equipment,
building, etc. And to do this you need to work with someone in the purchasing
department. But before this you must create the specifications. You have
never been in the purchasing before but you have a casual acquaintance with
Pedro. Can you go directly to his desk or do you have to go through his boss
or someone else? Remember! You have the authority of the
person who gave you the green light for the project. But you will not use
this authority directly unless absolutely necessary. But knowing this, you
will feel confidence enough to approach Pedro directly. The situation is not much different than when
you want to invite a person of the opposite sex to a movie, or vice versa. In just a few seconds you must get their
interest of a person who most likely is under the gun to finish an important task
by orders of their boss. Here you come, an unknown, from some hideous
department, asking for something out of the ordinary. Sure, you can tell him that
the CEO has asked you to… Etc. But you use this only when confronted with an immovable
wall. But if you have a name which fires the
imagination, that clearly indicates the project you are working on, which has
a heart and soul, then you are likely to get a positive response. For example, a project I worked on while at
Rohr was in creating a trimming work-station using a lead-through programmable
robot with an abrasive waterjet in it’s manipulator. The device would cut
highly irregular and compound shapes. Wherever I went I carried my notebook and on
the first page a photo of Charo, a well known actress at that time famous for
her talent and for her outstanding curves. So I called my project “Charo” and
described the project while the listener’s imagination was elsewhere. After the first contact it only took a second
to get their attention by mentioning my project name. Invariably whenever I said Charo, I got a
smile followed by a “What can I do for you today?” This is what you need to do and why it is so
important to have the right name for your project. You must make it
emotional, sexy, highly visual. You need to establish communication at a
logical level, but you also must reach the listener’s right hemisphere to
spark their imagination into action. This is the first of four keystones toward
the success of your project. An emotional
name lubricates the communication between individuals, departments and during
meetings. Never forget that your project is a threat to many people. The
thought of change often has murderous consequences. |
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Ahora sigue el proceso. Al
hablar con alguien, en persona, por teléfono, por escrito, tienes que hacer
notas y poner esa conversación en una forma por la cual puedas darle
seguimiento. Aquí es donde vas a poner
en uso tu archivo de 31 días. Supongamos que has hablado
con Pedro en compras y te dijo que te iba a dar una respuesta pasado mañana.
Hoy es el 22. Haces una nota con copia de lo que le diste a Pedro en el
archivo de 31 días en el número 24. Y te olvidas de esta actividad mientras
sigues con el segundo punto en tu lista de quehaceres. Una nota muy importante:
Si comprimes el tiempo total del trabajo que tu vas a hacer de un proyecto se
puede medir en horas. Pero en la realidad son minutos aquí, y minutos allá,
que se dedican al proyecto durante el trabajo rutinario, normal de las personas.
Uno puede manejar uno , cinco, diez o veinte proyectos si domina el uso de
los cuadernos y archivos de 31 días, mas el papelito en la bolsa de la
camisa. Repito.. todo esto aun cuando uno está cumpliendo con trabajo
rutinario. He aquí el gran poder que
se encuentra con este sistema de trabajo. La persona que domina estas
herramientas tiene un futuro sin limitaciones por que va a llegar el día
cuando todo el mundo sabe que tu eres capaz de hacer milagros sin gota de
sudor en tu rostro. Cada mañana lo primero que
vas a hacer es sacar todos los papelitos de tu archivo de 31 días para ese
día. De este grupo de papeles vas a desarrollar tus actividades para ese día,
mas las actividades escritas en la lista de quehaceres para ese día. Al organizar
cada página que contiene solo una nota referente a alguna etapa, copias una
palabra o dos en tu lista de quehaceres para ese día y lo pones en orden de
importancia. Haces un calculo mental y regresas la página a una nueva fecha,
o lo guardaspor separado para agregar información durante ese día. Como por
ejemplo una llamada telefónica al proveedor a las 9. Después de las 9 haces
un nuevo apunte en la página y lo regresas al archivo de 31 días en el número
que corresponde al día en la cual tienes que dar seguimiento otra vez. Tu mismo vas a organizar
tu día de trabajo. Aquí tomas el primer paso hacia adelante en el resto de tu
vida. Por tener la oportunidad de ser líder de un proyecto, empiezas a tomar
control y dominio de tu propia vida. Es tan importante, como lo fue tu primer
paso, o primera palabra cuando eras un bebe. Además, estas aprendiendo una de
las prácticas mas importantes de supervisión; control y dominio del tiempo.
No solo tu tiempo, el tiempo de otros también. |
Here’s the process: Once you have had any
kind of communication with a person, by phone, in person, whatever – you must
make a note of it in such a way as to be able to follow through later on. Here is where you put the 31 day tickler file
to work. Supposing you just talked with Pedro in
purchasing and he said he would have an answer for you day after tomorrow.
Today is the 22nd. You make a note on the copy of the
specification you gave Pedro a while back and put it in the number 24 file.
And you go on to the next task without a second thought. A very important note: If you compress the
total time you will spend on a project it may be measured in hours. In
reality most projects are a minute or two here and there which are stolen
from normal work hours or done during break, lunch or after hours. A person
can manage many projects at once using the method you are learning here. Add the magic of your list of observations
you carry with you at all times and you have an unbeatable arsenal of winning
tools. When you learn to master these simple tools
you will have an unlimited potential for success in anything you chose to do.
People will soon recognize that you are a ‘can-do’ person that can get
anything done without a drop of sweat on your forehead. Now, every morning you will open your
accordion file to that date and take out all the papers. From this group of
papers you will organize the rest of your day and week. You will continue
making notes on the papers in the file and this way avoid duplication. (This
is where most people get hung up in the use of computer software for project
management). Use short descriptions as you do with Mind Mapping. As you work
each page and as you add new pages, these continue in and out of your folder
and become your second brain. Make sure to write a note on every
transaction along with pertinent information such as the name of the person
you talked to on the phone. When do you need to follow-through? Put it in the
right file date. It will appear when needed and without a second thought. You yourself are going to organize your work day. Here is where you
take the first step forward toward the rest of your life. By taking the
opportunity to become a project leader you begin to take control of your own
life. It is as important as was your first step or your first word when you
were a baby. Further, you are learning the essential tools used by successful
supervisors such as managing time. Not only your time, but other’s time as
you prod them into helping you even when you don’t have the authority to order
them to do it. |
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Estas herramientas forman
tu base de poder manejar proyectos.
Tu papelito, el cuaderno, con hojas rayadas y marcadores y tu bitácora de 31
días. Revisa tus herramientas
para lograr el éxito hasta este punto: lista de observaciones (el papelito),
análisis de costo de provecho o perdida, las cuatro leyes naturales para
ponerle palanca, desarrollo de lista de cada actividad, cada costo, cada
fecha, cada persona para poner tu idea en marcha, cuaderno, archivo de 31
días y si tienes acceso a computadora un programa de hoja de calculo
(Spreadsheet). El uso del mapa mental
para facilitar el desarrollo de ideas, nombre para el proyecto, resolución de
problemas, creatividad e innovaciones. |
These tools form the base of your power to
manage projects. Your list, the binder and your tickler file. Review your arsenal up to this moment in
time; list of observations of problems and opportunities (the folded paper),
cost of loss or benefit from the proposed project, the four natural laws to
add leverage to your argument, list of all actions and things that must get done,
each cost, each start and end date, each person needed to make it happen,
your binder, 31 day tickler file, if you have access to a computer then a
spreadsheet program and a simple Gantt chart generator, your Mind Mapping
techniques to help you create the right name for your project and to help
solve problems and create innovations. |
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Con esto tienes el poder
equivalente a un ejercito si consideramos guerra y proyectos de igual
magnitud. Tu carácter es el que va a
determinar el éxito de tus proyectos. Es carácter el que te lleva a la
oficina temprano para hacer un análisis de los papeles en el archivo. Es
carácter el decidir darle una llamada a Pedro, anticipando que a Pedro se le
haya olvidado, o que por falta de tiempo… Es carácter el presentarte a la
oficina del director para pedirle asistencia al ver que estas fallando. Es carácter el no dejar de
hacer todo lo posible e imposible para llevar a cabo el proyecto. Recuerda el
carácter de Rowan en el Mensaje a García, y el carácter que buscan los
ejecutivos y líderes de empresas. |
With these tools you have the power of an
army if we consider war and projects to be at the same magnitude. Your perseverance and character will
determine the success or failure of the project. It’s character that drives
you to the office early in the morning to get organized before the bell rings.
It’s character that drives you to make that phone call to Pedro. And it’s character that drives you go barge
in to the director’s office to ask for help when it’s obvious that you need
it. Personal determination to succeed, that power
within, comes from character and your commitment to your values. Remember
Rowan in a Message to Garcia. |
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Si has tomado notas de lo
que estas leyendo, has de estar al punto de poder cumplir con la tarea de
esta sesión. 1-
Ejemplos del uso de Mapa Mental 2-
Nombre del Proyecto 3-
Gráfica Gantt en forma simple 3- |
If you have been taking notes during this
lesson, you should be to the point where you can complete your assignment for
this session. 1-
An example of
your Mind Mapping 2-
Name of the
project 3-
Simple Gantt
chart. |
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Tienes todo lo necesario
para cumplir. 1.1-Tu lista de
observaciones 2.- que fue convertido a un
análisis Pareto, 3.-luego análisis de
beneficios, 4.delegación o negociacion
para la luz verde, 5.seguido por una lista de
todo lo que se tiene que hacer para realizar el fin que buscas. Esa ultima
lista solo requiere que le 6.pongas fechas y 7.quienes van a ser las
personas que lo van a ejecutar o que son responsables. 8.costos de recursos
incluyendo dinero y mantener contabilidad (La primera parte ha de existir
desde tu analisis) 9.cuaderno de tres anillos 10.archivo de 31 días 11.nombre del proyecto y 15
palabras que comunican el proyecto 12.establecer ‘etapas
criticas’ (Esto lo vemos enseguida) Durante el resto de las 6
sesiones que quedan seguiremos con las herramientas de control de proyecto,
etapas criticas, cambio de dirección, medidas para determinar si estamos
logrando nuestro objetivo, el implementar esta nueva manera de trabajar y por
ultimo como generar mas proyectos por las que puedes lograr tu éxito y
felicidad. |
Use this checklist: 1 - Your list of observations 2 - which yielded a Pareto analysis 3 - followed by cost analysis 4 - you receive the project through
delegation or you negotiate and get the green light. 5-
followed by a
comprehensive list of all that must get done and will include: 6-
dates 7-
who will do the
work or who will be responsible for the work to get done 8-
resource costs
and tracking costs in order to provide value reports as required. 9-
three ring
binder 10- 31 day tickler file 11- project name and 15 word ‘sound bite’ for use in establishing instant
communication with the outside world. 12- establish milestone meetings. (You will be studying this most important aspect shortly.) During the remaining six sessions you will learn project control,
milestone meetings, change in direction, measurements toward the project
objectives, implementing the new way of doing business and lastly how to
continue generating projects as steps toward your success and happiness. |
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No esperes para nombrar tu
proyecto. Es mucho mas facil de lo que piensas. Enseguida del nombre (en una
o dos palabras) tienes que escribir una definición de no mas de 15 palabras
que dice el total de tu proyecto. “¡Charo! - Un robot con
pistola que dispara agua y arena para cortar las piezas mas bonitas de todo
el mundo” Imagina que estas en un
elevador subiendo al tercer piso. Hay 30 segundos, antes de que se habrán las
puertas. Un director esta en el elevador y te pregunta: “¿En que estas
involucrado ahora?” (Te están empezando a
conocer en los altos niveles) En ese corto plazo tienes
que decirle el nombre del proyecto, esperar dos segundos para que penetre su
imaginación puesto que en verdad no espera una respuesta bien concebida. Al
ver la luz prenderse en sus ojos, ahora la explicación en 15 palabras. Ese proyecto es tu
etiqueta de valor igual que una persona buscando un traje en la tienda que
toma el tiempo de tomar la etiqueta y ver el tamaño y precio. En esos 30 segundos
tu le estas enseñando a ese director lo que vales en la empresa. Empieza a dibujar
relaciones entre esto y el otro en forma de mapa mental. Has conexiones, trata una palabra y otra, juega con
conceptos que causa que brinquen imágenes mentales a tus oyentes. Si no te
entusiasmas tu con el nombre y las quince palabras, ¡no vas a animar a nadie! El manejo de proyectos y
dominio del cambio no se logra con pura lógica. Requiere una dosis de igual
potencia de la imaginación y del carácter de las personas involucradas. |
Don’t put off creating the name of your
project. It is much more difficult than you think. Then, as soon as you
create a memorable name, create a 15 word ‘sound bite’ which will communicate
your project to even a disinterested person in a few seconds. “Charo” - A waterjet pistol packing robot
creating voluptuous beauty. Imagine being on the elevator going to the third
floor. It takes 30 seconds. A director in the elevator asks: “What kind of
projects are you involved with now?” (The word gets out when project leaders come
out of hiding.) In this short period of time you have to
mention the name of your project, give them two seconds for the name to ‘click’,
and once you see recognition in their eyes you go for the jugular with the
sound bite. That brief encounter is the same as the price
ticket on a suit in a store as you search for quality. That director saw a
ticket on you of great value when you so lucidly gave him the name and
description of your project. In those 30 seconds your value to the company
became obvious. To come up with the right name and sound bite
use the Mind Mapping technique. Use a lot of color and explode your
imagination into unknown territory. Don’t hole back, push for something
really exciting and with high emotional content. Get excited. If the name
does not excite you, how can you expect it to excite others? Logic alone is not enough to manage projects
and master change. It requires an equal dosage of imagination and character
from the people driving for change. |
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Vamos a tratar el asunto
de ‘Etapas Criticas’ en el futuro. Por el momento solo es necesario saber que
como líder de proyecto tienes que hacer una demanda de tus jefes que en
ciertas fechas es necesario que ellos se junten contigo para revisar la
dirección del proyecto. En esos momentos vas, también, a festejar o celebrar
la asistencia de personas que te han ayudado. No lo vas a creer en este
momento, pero la verdad, la mera verdad en el mundo de negocios y
organizaciones, estas juntas son de mayor valor a la empresa que el proyecto.
La razón es que no hay fuerza mas grande en el mundo que personas que han
sido reconocidos por algo importante que han hecho. Ese entusiasmo lo llevan
al piso de trabajo y les da una energía que es imposible conseguir de otra
manera. Estas ‘etapas criticas’
producen la chispa que causa la gran explosión de energía en el equipo de
trabajo y cuando se domina bien este proceso, causa un “Espiral del Exito” a
través de toda la empresa. O sea, aun si falla tu proyecto
en realizar el objetivo que tu viste en tu imaginación, y la que vendiste a
la empresa, el valor que la empresa recibe de ti se encuentra en el número de
personas que celebras o festejas durante las juntas llamadas ‘etapas
criticas’ (Milestone Meetings). |
You will learn more about milestone meetings.
But for now it’s important for you to know that as a project leader you will
need to make sure that your boss and bosses will be available at certain
times during the life of the project to evaluate the project course and
objective in the light of changing business conditions and to celebrate the
players that are helping. It’s too early for you to really believe what
I am about to say, but the honest truth is that it’s not so much the project
that creates a success spiral in an organization, but the greatest value from
projects is in being able to recognize the players. Which in so doing,
creates the most enthusiastic and motivated work force imaginable. There are
no other ways to generate this kind of employee motivation. Thus, even if three
out of five projects fail, you continue working projects just to get a chance
to recognize the players. This process is what creates a success spiral. Which means that if your project is a
complete dud, the organization will have gained incredible benefits, possibly
much greater than the expected return on investment from your imagination and
effort in making the project come to life… simply through the process of
recognizing people for their extra effort. Thus the absolute necessity for
milestone meetings. |
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En tu presentación Gantt agrega ‘etapas criticas’ cuando tu piensas que es propio el reunir las personas que han hecho algo para relatar su contribución al director, jefe, o gerente. También en estas ‘etapas criticas’ es cuando se verifica que el proyecto sig |