Control del proyecto
Tu cuaderno ha de tener una hoja de control que refleja cada actividad, cada tornillo, cada pieza que es parte de tu proyecto. Cada elemento tiene que tener un espacio para llenarse al tener la información de cada fase del elemento… hasta su cumplimiento. Lo que sigue es una expansión del croquis que desarrollamos en la sexta sesión.
	Lista de Materiales Para Ensamble "Chromalight"
	BOM for the new Chromalite
	Numero de	Dibujo	Hacer o	Lider	Proveedor	Orden de	Empieza	Termina	Costo
	Parte/ PN	Drawing	Comprar		Supplier	compra	Start	Due Date	Cost
			Make/buy			PO
	23234	23234	Comp/buy	Tomas					$ 234.44
	23-34	23-34	hacer/make	Lilia					$ 34.00
	23-35	n/a	com/buy	Tomas	McMaster	23-35pp	6/6/99	7/1/99	$ 2.23
	23-36	n/a	Comp/buy	Victor	Newark				$ 45.00
	mesa/table	n/a	Comp/buy	Victor	Harbor Fr	efect/csh	7-Jul	7-Jul	$ 89.00
	taladro/drill	n/a	Comp/buy	Tomas	Sears	Visa	8-Jul	8-Jul	$ 234.00
	brocas/bits	fractional	Comp/buy	Tomas	McMaster	23.77	9-Jul	9-Jul	$ 185.00
	23-37	23-37	hacer/make	Taller/shop	en casa	WO333	7-Jul	12-Jul	$ 78.00
	23-38	23-38	hacer/make				20-Aug
	23-39	23-39	hacer/make				21-Aug
									$ 901.67

Imagina una carrera de caballos que esta a medias, los caballos separados, un líder, un montón en medio, unos cuantos atrás. Tu eres el mago con la barra mágica para que todos esos caballos pasen por la barra del fin de la carrera AL MISMO TIEMPO.

Solo tienes unos cuantos segundos para determinar la velocidad de cada caballo y hacer el cálculo que le vas a aplicar a cada caballo en cuanto a incrementar su velocidad o hacer que se demore un poco para estar parejo con los demás. A la misma vez tienen que terminar a cierta hora, precisamente al segundo.

El jinete en el último caballo no está usando su látigo. Tienes que ‘motivarlo’ a que use su látigo. El caballo de enfrente va demasiado rápido. Tienes que ‘motivar’ al jinete que jale un poco las riendas, pero no mucho, solamente lo suficiente para llegar al poste justo a tiempo.

Ahora eres el coordinador de una fiesta en la cual el objeto central que todos los invitados van a ver, es una escultura en hielo. Si el hielo llega temprano se derrite antes de que el artista pueda terminar. Si el hielo llega tarde, los invitados verán solamente un bloque de hielo.

Si pones las mesas en el salón bien arregladas antes de que llegue la carreta con el hielo, pues la carreta no puede entrar sin mover las mesas, y en eso ya perdiste el control.

Compraste el terreno para la nueva casa antes de tener los planos para la casa en tus manos y el plano dice que el terreno tiene que ser de 200 pies de ancho y 100 pies de largo. Pero tu compraste un terreno de 150 por 150.

Veremos en esta sesión la relación entre costo y tiempo cuando tratamos proyectos. Es completamente diferente a la vida normal.

Vamos a exagerar un poco con esta escena para poner en relieve este concepto de costo en proyecto y costo fuera de proyecto.

La fiesta del cuatro de Julio se celebra con mucho afán en los Estados Unidos. Es como el 16 de Septiembre en México, y como días de independencia de otros piases en el mundo. Cada sociedad festeja su independencia en una forma u otra. En los EEUU se festeja con hamburguesas, hot dogs y cohetes de todos tipos y colores imaginables.

Cada comunidad empieza a contratar con los proveedores de los cohetes casi al día 5 de Julio para el siguiente año. Los proveedores empiezan su plan de producción a fines de Julio para entrega de su producto justo a tiempo.

Por ejemplo en la zona de San Diego si uno ve el cielo de un punto alto puede ver los incendios en La Jolla, Ocean Beach, Mission Bay, Coronado, Chula Vista, Imperial Beach, National City, La Mesa, El Cajon. Si estuvieras en avión alcanzarás ver el cielo encendido de colores desde Oceanside hasta Imperial Beach, La Jolla a El Centro y Calexico.

Son eventos espectaculares y de gran sentimiento y cuestan un dineral. Todo el mundo de cada comunidad se prepara para ese evento. Llevan sus sillas portátiles, sus cajas con hielo, refrescos… o compran de los vendedores como los Rotarios, Leones, Elks, y otras sociedades de servicio que usan ese día para incrementar sus fondos para uso en asistencia a personas que lo necesitan.

En fin, el no tener los cohetes seria una tragedia.

Ahora, supon que todo ha llegado y los cohetes están en su posición en la tarde el 3 de Julio y alguien se da cuenta de que no existe la caja de control para disparar los cohetes. La caja cuesta $80 pero no hay una caja en todo el estado de California. La persona encargada de la fiesta en Chula Vista tiene que conseguir una caja antes de mañana o lo ¡van a matar! - Por lo menos así piensa.

Una llamada por teléfono al proveedor confirma que el aparato fue incluido en el envío y que tienen la firma de la persona que recibió el envío. “Bueno, cuanto nos costaría otro?”

“Pues mire Ud. Sr. Pacheco, no tenemos ningún aparato que podemos mandar en este momento. Toda nuestra gente se ha ido a casa, bien cansada porque apenas acabamos de enviar a todos nuestros clientes.”

“No importa! Cuanto nos cobras por hacer un aparato y mandarlo por jet especial?”

Ponte en el lugar de esta persona. Eres empleado de la ciudad, un salario bajo, una casa con compromisos de pagos por 30 años, en tu bolsa tienes $45 dólares. No tienes ni un centavo para este proyecto puesto que todo se ha gastado. Y mañana vienen miles de personas al parque esperando tu gran espectáculo. Cuanto estas dispuesto a pagar para un envío especial?

Bajo otro tipo de situación estarías dispuesto a pagar lo que sea, ¡lo que pidan! para un aparato que normalmente cuesta menos de $100 con todo y flete?

“Mire Señor Pacheco, acabo de hablar con mi superintendente de la fabrica. El me dice que tiene los componentes y esta dispuesto a ensamblarlos y llevar el paquete al aeropuerto si Ud. puede encontrar una línea aérea dispuesto a recibirlo a media noche o temprano en la madrugada. Te cobramos $500 por el aparato, y pensamos que el envío especial no ha de costar mas de unos $2,000 dólares si es que hay que contratar un piloto y avión solo para este envío.”

Bueno… mi estimado estudiante, que no te pase esto ¡nunca!

El Sr. Pacheco tiene que decir que si. No le queda otra alternativa. Si tiene que vender su casa después para pagarlo, pues lo tiene que hacer. Con suerte encuentran una línea aérea que pueda recibir y entregar a tiempo. De todas maneras Pacheco ha perdido mas de $500 dólares que no tenia disponibles.

No trates esta escena como algo fuera de la realidad, como novela o ficción. Este ejemplo es típico cuando hablamos de proyectos.

Cualquier proyecto es la suma de actividades. Pueden ser miles de actividades antes de la conclusión. El proyecto no puede realizarse sin tener todos los elementos y si solo falta un elemento, aun que sea un tornillo que cuesta menos de diez centavos en la tienda, sin ese tornillo no puedes usar el total de la inversión que se ha hecho, que puede ser miles de dólares.

Un elemento de un proyecto puede tener el valor del total del proyecto.

Tus amigos y tu familia van al campo este fin de semana. Todos participaron en las compras de la carne, tortillas, refrescos, cerveza, carbón, platos, servilletas…. Todo. El sitio esta a 100 kilómetros de la casa y unos 10 kilómetros de la carretera, que se tiene que caminar, en una región donde no hay nadie, ni tienda, ni casa, nada. Llegan al campo, descargan todo, arreglan el carbón listo para encender. ¡Nadie trajo cerillos!

¿Cuanto estarías dispuesto a pagar por un encendedor o un cerillo? Algo que se regala ahora tiene un valor total de todo lo que se ha gastado y todo el tiempo, y todo el tiempo que sigue porque tienes que regresar a pie al carro, y a donde mas para conseguir fuego?

Tu tarea para esta sesión es el de encontrar un ejemplo de la vida real del costo relativo al proyecto sea en dinero o en relaciones humanas. Pero preferiblemente costo en dinero. Hasme el gran favor de escribirlo en pocas palabras pero completo y tu permiso para usarlo en mis lecturas y sesiones del futuro.

¿Cuales son las herramientas a nuestra disposición para prevenir este tipo de problema y los costos relacionados con el problema?

Empezamos con lo primero que se hizo en este curso… listas.

Pero ahora no son listas de observaciones, son listas de lo que se tiene que hacer. Esa lista que contiene cada etapa y cada cosa que se requiere para el proyecto. Como la lista convertida a huecos que se tienen que llenar, en la primera página de esta sesión.

Esta es nuestra garantía de que vamos a tener todo, cuando se necesita, donde se necesita, justo a tiempo.

Esto es lo que significa la frase “Justo a Tiempo”. Se refiere al proceso de manufactura, de ventas, en tiendas, en bodas, en todo lo que es un proceso.

El evento del día de las madres requiere ofertas especiales que tienen que llegar exactamente en los días anteriores al evento. Esto implica que compras tiene cierto rango de tiempo para hacer la orden de compra. El almacén en recibir y los jefes de departamento en sacar del almacén y colocar en los lugares que se han preparado la noche anterior.

¿Puedes ver el valor para la empresa de una persona que puede dominar Justo a Tiempo?

Esta persona empieza su día con el acto de sacar los papeles de su archivo de 31 días, de hacer un análisis de cada papel, de hacer una lista de cosas que tiene que hacer ese día y el día siguiente. Toma acción sobre cada elemento que requiere su atención. Le da seguimiento a cada elemento día por día.

Durante el día escucha bien de todos y hace gran esfuerzo para escuchar aun mas. Hace notas de lo que escucha y de lo que piensa. Sabe que las ideas que no se escriben se pierden. Cada apunte en su lista de observaciones agrega valor a sus actividades y tiempo.

Anticipa problemas. Tiene el oído bien afinado para escuchar los murmullos de las grutas internas del globo y sabe cuando va a soltar el volcán. Es así de astuto en su trabajo y en su vida cotidiana.

Toma acción antes de tener que apagar los fuegos aun cuando sabe que así no se gana la admiración de los jefes. Pero también sabe que poco a poco si se van a dar cuenta y con eso un paso mas hacia el éxito y la felicidad.

Y sabiendo que no tiene la autoridad explícita de un director, tiene que lograr sus objetivos através de otras personas que lo ven como compañero de trabajo y no como jefe. Lo logra siendo persistente. No se deja. Como gotero de agua que nunca termina, pega con la fuerza de una gota de agua, día tras día hasta que la fuerza de esa gota rompe la roca mas fuerte del mundo.

Mas herramientas

No siempre es posible, pero cuando existen oportunidades de poner alternativas donde existen los peligros. En el caso de la nueva tortilleria, el tener dos fusibles a la mano sería un ejemplo.

En manufactura hay un concepto que llamamos Kanban. Es una manera de pensar que dice ‘Has algo para eliminar el potencial de una falla.’

Por ejemplo en el ensamble de una placa electrónica donde se requiere una resistencia del valor de 1 Kohm en cinco perforaciones de la placa. Y la operadora tiene que insertar otra docena de resistencias de diferente valores, cada resistencia saliendo de su propia caja. Es fácil perder control de las cinco resistencias y para evitar errores se ponen cinco círculos de colores de un centímetro en diámetro en su mesa de trabajo. Al empezar a insertar componentes el proceso indica que tiene que poner una resistencia de 1 Kohm en cada circulo, y de ahí, colocar las resistencias en orden con las otras resistencias. Al terminar el trabajo es obvio que no queda una de las cinco en la mesa, y con eso todos estamos seguros que los cinco se han puesto en su lugar.

Otro ejemplo se ve en los baños en empresas, restaurantes y lugares donde el publico acude a esas facilidades. Papel de baño en rollos se encuentra en pares. Al terminar un rollo, el segundo toma su lugar. Eso le da tiempo al intendente poner un nuevo rollo antes de que se termine.

Si sabes que tu proyecto requiere algo difícil de encontrar, trata de encontrar una alternativa que se puede usar hasta que llegue lo difícil Por ejemplo en el desarrollo de una maquina que requiere acero inoxidable de un tamaño que tarda 20 días en llegar, pero necesitas llenar el espacio para hacer el ensamble, pon madera del mismo tamaño para continuar el proyecto. Al recibir el acero simplemente cambias madera por acero y arrancas la maquina en ese momento.

Si tu proyecto requiere un proceso con maquina pero esa maquina no va a llegar a tiempo para empezar la producción que es critico para esa semana, asegúrate de tener una persona con herramienta y capacitación para hacer esa parte del trabajo mientras que llegue el aparato. No esperes al ultimo minuto para encontrar y entrenar a esa persona. Y si llega la maquina a tiempo, no has perdido nada mas que el tiempo con esa persona.

Sabiendo esto, que si hay que tomar tiempo para poner en marcha alternativas, tienes que apuntar en tu lista desde el primer día que tienes que reservar ciertos tiempos para estos eventos que posiblemente no vas a ver hasta casi al concluir las etapas que requieran esto o el otro.

Te convine regresar a tu lista de chequeo y apuntar un recordatorio de poner X numero de horas por semana sin definición pero que se pueden usar para este tipo de corrección, ajuste, alternativa, etc.

Cuando haces tu presentación durante las juntas de etapas criticas ¿tienes un foco de extra como refacción para el proyector?

¿Tienes un gis o pluma extra por si lo que existe no sirve?

¿Sacas copias de tu lista de vez en cuando y lo guardas en un lugar especial?

¿Que pasa si un día llegas a tu trabajo y la lista que contiene todos los detalles de tu proyecto se hizo pedazos por un aguacero y goteras?

Se dice que cien gramos de prevención es mas potente que una tonelada de corrección.

Estudia cada etapa en tu lista con una pregunta en tu mente. ¿Que hago si esto no funciona o que no lo logro justo a tiempo?

Claro que te vas a espantar cada vez que te haces esa pregunta. Pero ahora la respuesta es lo que te va a salvar. Porque en la respuesta estas preparando un plan por la cual puedes rescatar tu proyecto antes de perderlo.

Cada etapa tiene que tener una o mas alternativas de como se va a lograr. Si una cubeta de cinco galones no se encuentra, pues ¡busca cinco cubetas de un galón!

En un renglón especial has notas de las alternativas que se pueden llevar a cabo. Pon una estrella, bandera, o anota en el renglón del tiempo cuando tiene que empezar o terminar esa etapa. Al ver la nota en el futuro sabes que has desarrollado una alternativa que puedes poner en marcha antes de que se convierta en desastre.

Como hemos dicho, el éxito en el manejo de proyectos requiere que siempre estés anticipando posibilidades de desastre. El anticipar es una cosa, el tomar acción es lo que tienes que hacer. Es tu póliza de aseguranza. Tiene que pagar el precio de la póliza aun que nunca lo usas. Tiene que ser parte de tu plan desde el principio.

Te vas de vacaciones. Pones en tu petaca traje de baño, por si sale el sol. Y paraguas, por si llueve.

Este es el concepto que vives cada día que hay que aplicar a proyectos.

Vienen visitas a comer. Compras cerveza, vino tinto y vino blanco puesto que no sabes que les gusta y quieres darles satisfacción.

Tienes cita con un director en un restaurante en el centro. Sales con media hora mas temprano pensando que el trafico te puede impedir y con esa media hora puedes buscar una ruta mejor.

Vienes al trabajo media hora temprano para asegurarte que vas a tener tiempo para revisar y analizar tus notas del proyecto.

Parte del proyecto es hacer una soldadura en el edificio. A la mano tienes un extinguidor. En la etapa se decía soldadura eléctrica en el cuarto #34. Una mañana viste la escena en tu mente y te imaginaste una chispa de la soldadura empezando un quemazón. Te hiciste una nota de poner un extinguidor en la lista de quehaceres.

Que no te pase esto: El evento de “La Carne Asada” requiere que tu y tus compañeros salgan a compras. El dinero te lo dieron en cheque. Pensando en todo lo que se tiene que comprar, en el presupuesto, en el transporte, en el proceso de cortar todas las cebollas y jitomates, en el carbón, te vas con tus compañeros a la carnicería primero… y les das el cheque. Avergonzado, regresas a la empresa y pides dinero en efectivo.

Muchas veces los errores son porque lo que falta es tan obvio, que nadie se da cuenta. Sal con la comida. Todos pensamos que siempre hay sal en la mesa. Pero al poner una mesa, la sal puede ser lo ultimo, y solo porque un visita nos pide sal.

En aviones de Mexicana y AeroMexico uno puede pensar que hay tequila, limón y chile. Pero durante tres años de viajar cada semana, seis a ocho vuelos cada semana, con esas empresas, jamas encontré todo a una vez. Un viaje con limón pero sin chile. Otros con tequila pero sin limón. Uno tiene que preguntarse ¿Por que?

La respuesta es que son elementos tan comunes que nadie piensa en ellos antes de necesitarlos.

Quiero que leas estas escenas con mente curioso. Que no lo tomes como “Esto lo sabemos!” Pero como consejo en base a la experiencia. Si tu piensas que fulano tiene que acordarse de traer los cerillos porque son tan obvios, pues tu ya sabes que no es cierto. Que lo obvio es lo primero que se pierde. Con esto en tu mente, regresa otra vez a tu lista y piensa en cada etapa cuales van a ser tan obvio, tan fácil, tan sin complicación…. Que se van a perder!

En la cultura norteamericana existe un dicho con orígenes en los Boy Scouts of America, que dice “Ser Preparado” (Be perepared).

¡Como me gustaría compartir lo que aprendí en ese grupo durante los años de mi participación! Creo que este concepto es la llave que me ha permitido trabajar tantos proyectos con tanto éxito. Las pocas fallas son por falta de juntas de etapas criticas y algo duro, difícil, penoso en aprender. Pero la mayoría de mis proyectos salen bien. Y pienso que es por este concepto de estar preparado para cualquier cosa que pueda pasar. Si hay sol, tener parasol, si llueve, tener paraguas, si no hay lumbre, acero y obsidiana, etc.

Si tienes carro viejo tienes que tener herramienta para hacer cualquier reparación que sea necesario en medio del desierto si se requiere.

Al escribir este curso tengo un disco grabando lo que escribo en un lugar fuera del disco duro normal de la computadora. Si se rompe uno, tengo el otro.

Saliendo a viajar en carro, camión o avión siempre tengo un compás, navaja del ejercito Suizo, lampara, cerillos, mapa y otras cosas además de mi pasaporte y papeles de trabajo.

En un rincón del garaje de la casa tengo agua embotellada y latas de comida. En otro lugar dos rifles con parque. Para defenderme o para cazar.

Ser preparado es una condición mental, al centro del ser, parte del carácter de una persona. Un jefe nunca le va a tener confianza a una persona que no demuestra algo de estar preparado contra contingencias inesperadas. Eso es ser un bruto, un bobo o baboso.

Punto clave aquí es que los que promueven, manejan y dominan el cambio son las personas que mejor entienden esta verdad. El poner todo en lista por primera vez es una indicación positiva que la persona anticipa y con eso, uno puede pensar que tiene algo de ‘ser preparado’ dentro de su ser.

Te apuesto que en todo lo que has leído durante esta clase no has aprendido nada nuevo. Has visto cosas de un nuevo punto de vista, pero en general todo esto es cosa que ya sabias.

¿Que hemos hecho? Poner a la vista lo obvio, en una escena un poco diferente, y luego le pego y le pego con mas ejemplos y mas ejemplos para que quede bien quemado en tu mente e imaginación. Cosas tan sencillas como el hacer listas… ¿Quien hubiera pensado que este asunto tan de kinder sea de poder enorme cuando manejamos proyectos?

Mira a tu alrededor y cuenta la cantidad de personas que usan notas, listas o papelitos en sus bolsas. Te puedo asegurar que solo uno o dos en cien. Pero si tu les preguntas si saben algo de listas.. se van a reír! Claro que se de listas… mi esposa me da una lista cada semana de que tengo que hacer…”

En platicas con otras personas has la prueba y comenta en los puntos fundamentales de este curso. Todos saben algo de esos puntos. Pero son unos dos o tres de cien que saben como ponerlos en orden para lograr grandes cambios y éxitos. Estos conceptos están a la vista de todo el mundo. Como sal en la mesa. Por ser tan obvios, poca gente les hace caso.

Es aquí donde tu te vas a encontrar tu camino hacia la felicidad y el éxito porque cada herramienta es tan fácil de usar, tan poderoso en sus resultados, que no existe posibilidad uno de que falles.

Si las usas, vas a ganar. Punto.

Regresamos a la gran necesidad de proyectar tu imaginación hacia el futuro y ver todo de un punto de vista del pasado.

Tienes que ponerte en ese tiempo cuando tu proyecto esta en marcha, haciendo todo lo que imaginaste desde el principio. Y de estar allí, jugando con todo lo que has puesto en marcha, viendo el color, sintiendo la textura, sintiendo el calor o frío, escuchando a la gente a tu alrededor, viviendo en ese periodo en el futuro.

Y de ahí, ver el pasado, de como lograste todo esto. De como pudiste rescatar el proyecto cuando esto o el otro fallo, o cuando Pedro o Joaquin, o Petra no cumplieron con su etapa. O como casi te cortaron el presupuesto por que tu proyecto no concordaba con los cambios en la misión de la empresa. De ver todo, paso por paso del punto de vista del futuro.

Es desde ese punto de vista que vas a descubrir todo lo que tienes que preparar, prevenir, seguir, monitorear, hacer, manejar, ver, sentir, y un sin fin de detalles que tienes que apuntar y al regresar del viaje en el futuro, de empezar a tomar acción.

Visión al futuro, pies firmes en la tierra. Lo que ves en el futuro, es lo que lograras hacer.

Este capitulo es mas breve que los demás por la simple razón de que en este periodo de tu trabajo en tu propio proyecto es cuando se requiere mas tiempo.

Mándame tu tarea, y seguimos adelante.